Co potrafi moduł
- Wyświetlanie terminów ważności dokumentów (dowód osobisty, prawo jazdy, paszport, A1, świadectwo kwalifikacji zawodowej, …), szkoleń i badań lekarskich.
- Kończącą się lub wygasłą ważność sygnalizuje plakietka na kafelku modułu.
- Terminy ważności są wyróżnione kolorami:
- zielony - ważny dokument,
- pomarańczowy - zbliża się koniec ważności (domyślnie 30 dni, ustawia przewoźnik),
- czerwony - ważność wygasła,
- szary - „Bez daty ważności”: dokument, dla którego nie prowadzi się żadnego terminu ważności, dlatego nie jest pilnowany.
Przegląd kończących się terminów ważności w firmie (portal)
Ten ekran widzi tylko ten, komu przewoźnik przydzielił administrację modułu. Pozostali widzą tylko swoje dokumenty.
- Lista kończących się i wygasłych badań lekarskich oraz szkoleń okresowych wszystkich pracowników firmy - kto, jaki dokument i do kiedy jest ważny.
- Filtr: horyzont w dniach, rodzaj (badania albo szkolenia), status (wszystko w horyzoncie albo tylko wygasłe) oraz wyszukiwanie według nazwiska, numeru ewidencyjnego lub dokumentu.
- Podsumowanie nad listą podaje, ile jest pozycji, ilu pracowników dotyczą, jak daleko naprzód sięga wyszukiwanie i ile terminów ważności już wygasło.
- Dokumentów z karty osobowej (dowód osobisty, prawo jazdy, kwalifikacja zawodowa…) nie ma w przeglądzie - system ERP nie prowadzi ich dla całej firmy, a ich termin ważności pilnuje specjalista ds. kadr bezpośrednio w tym systemie.
Ustawienia u przewoźnika
Kiedy dokument zostanie oznaczony jako kończący się i które dokumenty w ogóle widzisz, ustawia Twój przewoźnik.
- Ostrzegaj przed końcem ważności (dni) - ile dni przed końcem ważności dokument zostanie oznaczony jako kończący się (na pomarańczowo). Puste = 30 dni, 0 = dokument zostanie oznaczony dopiero w dniu końca ważności.
- Pokazuj wygasłe dokumenty - gdy włączone (stan domyślny), widzisz także dokument, którego ważność już upłynęła. Gdy wyłączone, wygasłe dokumenty znikają z listy i nie są wliczane do plakietki na kafelku.
- Pokazuj dokumenty z wyłączoną kontrolą - badanie lekarskie oznaczone w systemie ERP jako „Nie kontroluj (wygasłe)” zwykle nie jest sygnalizowane; jeśli opcja jest włączona (stan domyślny), zobaczysz je mimo to. Opcja zadziała, gdy system ERP zacznie przesyłać tę informację.
- Pokazuj jednorazowe szkolenia i badania - sygnalizowane są tylko szkolenia okresowe i badania z określoną częstotliwością, ponieważ jednorazowe się nie powtarzają; jeśli opcja jest włączona (stan domyślny), również się wyświetlą. Opcja zadziała, gdy system ERP zacznie przesyłać tę informację.
- Horyzont przeglądu firmowego (dni) - jak daleko naprzód sięga przegląd kończących się terminów ważności w całej firmie; ma zastosowanie tylko w przeglądzie firmy. Puste = 21 dni, 0 = tylko to, co już wygasło.