Moduły / Tylko w przeglądarce

Firma

EDISONKA web

Jedno miejsce dla administratora firmy: co firma ma włączone i jak to działa, kto ma dostęp do portalu i do EDISONKI w telefonie oraz co zobaczy.

Dla kogo: administrator firmy

Rozdziały i moduły

Co znajdziesz w sekcji

Sekcja Firma w lewym panelu to miejsce pracy administratora firmy. Dotyczy firmy wybranej w nagłówku; kto zarządza kilkoma firmami, przełącza się między nimi właśnie tam. Dzieli się na dwie części:

To, co można ustawić w poszczególnym module (na przykład jak długo obowiązuje komunikat albo kto może tworzyć wiadomości), znajdziesz przy każdym module w części Ustawienia u przewoźnika. W portalu jest to w Ustawienia → Moduły, po kliknięciu nazwy modułu. Tutaj opisano to, co dotyczy całej firmy i ludzi w niej.

Połączenie z systemem EDISON

Części danych portal nie prowadzi sam, tylko odczytuje je z systemu ERP w Twojej firmie (obecnie EDISON) - plany, urlopy, wynagrodzenia, terminy ważności dokumentów i inne. Odczytuje je przez serwer, na którym działa EDISON, a ten potwierdza swoją tożsamość wobec portalu certyfikatem. To coś w rodzaju dowodu osobistego serwera i ma ograniczoną ważność.

Gdy certyfikat wygaśnie, dane z systemu EDISON przestają się wczytywać. Nie ma do nich dostępu ani portal, ani EDISONKA w telefonie, a moduły, które ich potrzebują, zgłaszają tylko „EDISON nie odpowiada”. Nic nie przepada, tylko nie da się tego wczytać, dopóki certyfikat nie będzie znowu ważny.

Dlatego portal codziennie sam sprawdza ważność i ostrzega z wyprzedzeniem na trzy sposoby:

Certyfikat odnawia administrator IT Twojej firmy na serwerze, na którym działa EDISON. W portalu niczego się nie przełącza ani nie wgrywa; gdy tylko certyfikat zostanie odnowiony, połączenie samo zacznie działać, a moduły znowu zaczną odczytywać dane.

Gdy EDISON nie odpowiada

Wygasły certyfikat to tylko jeden z powodów, dla których połączenie przestaje działać. Gdy serwer w ogóle nie odpowiada (awaria, zmiana po stronie IT Twojej firmy), portal pokazuje czerwony pasek nad nagłówkiem z informacją, że system EDISON Twojej firmy nie odpowiada i dlatego dane z niego się nie wczytują.

Ten pasek widzi każdy zalogowany, łącznie z kierowcami i dyspozytorami. Bez niego awaria wygląda jak usterka portalu i ludzie dzwonią do dyspozytorni, choć portal działa i brakuje tylko danych z systemu EDISON. Administrator firmy ma w pasku dodatkowo adres serwera i informację, od kiedy nie odpowiada, żeby miał co przekazać informatykom.

Pasek znika sam, gdy tylko serwer znowu zacznie odpowiadać. W portalu niczego się z tego powodu nie przełącza.

Ten sam pasek pokazuje też EDISONKA w telefonie - pod górną belką na każdym ekranie. Awarię widzi każdy, certyfikat tylko administrator firmy, tak samo jak w portalu.

Uprawnienia

Firma → Uprawnienia to zestawienie tego, kto z firmy loguje się do portalu i do EDISONKI w telefonie, czym i z jaką wersją:

Użytkownicy portalu i ich moduły

Użytkowników portalu (dyspozytora, specjalisty ds. kadr, administratora) tworzysz w Firma → Użytkownicy. To, co taka osoba zobaczy, określają moduły zaznaczone w jej członkostwie w firmie; do wyboru są tylko te, które firma ma włączone. Ile modułów kto ma, pokazuje kolumna Liczba modułów. Na karcie członkostwa jest też Rola w firmie: Administrator firmy zarządza jej ustawieniami, pracownikami i użytkownikami, Użytkownik widzi tylko przydzielone moduły. Rola obowiązuje dla każdej firmy osobno - ta sama osoba może jedną firmą zarządzać, a w drugiej być zwykłym użytkownikiem.

Nowemu użytkownikowi nie wpisujesz hasła. Po zapisaniu automatycznie otrzymuje e-mail z linkiem, przez który sam ustawi hasło. Kto ma już hasło do aplikacji M-line (używa na przykład ISYCloud albo aplikacji Podpora M-line), loguje się dotychczasowym hasłem, a e-mail tylko informuje go, że uzyskał dostęp do portalu. Formularz mówi to od razu w niebieskim pasku nad polem e-mail, a po wpisaniu adresu uzupełnia, który z tych dwóch przypadków zachodzi.

Uwaga na osoby, które nigdy nie używały swojego hasła M-line. Często dotyczy to całej firmy przechodzącej na portal: konta w aplikacjach M-line powstały hurtowo, więc e-mail informuje o dostępie i oczekuje „zaloguj się dotychczasowym hasłem” - tymczasem te osoby go nie znają i próbują hasła do systemu EDISON, które do portalu nie pasuje. Zaznacz je w Uprawnieniach i użyj Wyślij link do ustawienia hasła albo poproś je, żeby na ekranie logowania kliknęły Ustaw lub odzyskaj hasło. Nowe hasło obowiązuje potem we wszystkich aplikacjach M-line.

Osobie, która ma już konto w portalu (na przykład z innej firmy), nie zakłada się nowego - zapraszasz ją. Konto w portalu jest jedno na adres e-mail. Jeśli u nowego użytkownika wpiszesz e-mail, który już jest w portalu, formularz to rozpozna, a zapisanie doda istniejącemu kontu członkostwo w Twojej firmie - wypełniasz tylko rolę w firmie, numer ewidencyjny, przydział i moduły. Konto zachowuje swoje imię i nazwisko oraz hasło, a o nowym dostępie otrzymuje e-mail. Tak zaproszona osoba należy też do innej firmy, więc nie zmienisz jej imienia i nazwiska ani statusu - edytujesz tylko jej członkostwo w swojej firmie albo je odbierasz.

Kierowcom i innym pracownikom nie zakładaj kont użytkowników. Do aplikacji EDISONKA logują się samodzielnie, a to, co widzą, ustawiasz wszystkim naraz w Pracownicy → Role pracowników. Konto użytkownika ma przy logowaniu pierwszeństwo, więc pracownik straciłby swoje dotychczasowe hasło. Jeśli podany e-mail należy do pracownika, formularz o tym ostrzeże i przed zapisaniem zapyta. Użytkownika zakładaj tylko temu, kto potrzebuje więcej niż pracownik, na przykład dyspozytorowi.

Newsletter M-line - e-mail od M-line software o nowościach w EDISONCE. Kto go otrzymuje, pokazuje kolumna Newsletter, możesz to też wybrać filtrem. Administratorzy firmy dostają go automatycznie, innym włączysz go przełącznikiem Newsletter e-mailem w szczegółach użytkownika albo kilku osobom naraz na pasku opcją Newsletter. Tak samo go wyłączysz, np. kierownictwu firmy, które nie ma go dostawać. Każdy może go też zmienić sam w menu pod swoim imieniem.

Gdy kilka osób ma widzieć to samo, nie klikaj tego u każdej osobno. Zaznacz je na liście (można wybrać kilka naraz) i na pasku narzędzi wybierz Moduły. Portal pokaże, co zaznaczone osoby mają teraz: moduł z ptaszkiem mają wszyscy, pusty nikt, a kreska z liczbą („3 z 5“) oznacza, że ma go tylko część z nich.

Kliknięcie pustego modułu albo kreski daje moduł wszystkim, kliknięcie modułu z ptaszkiem odbiera go wszystkim. Przy module, który miała tylko część osób, kolejne kliknięcie przywraca stan pierwotny. Moduł, którego nie klikniesz, każdy zachowa tak, jak go ma, a Cofnij zmiany przywraca wszystkie moduły do stanu z chwili otwarcia. Jeśli zmiana komuś odbiera dostęp, portal przed zapisaniem zapyta i wymieni, o które moduły chodzi.

Zmiana obowiązuje tylko w firmie wybranej w nagłówku; członkostwa w innych firmach pozostają bez zmian. Kto nie ma członkostwa w tej firmie, tego portal pominie - członkostwo założysz mu w jego szczegółach, gdzie wypełnia się też numer ewidencyjny i przydział. Pominie też osobę, której moduły wyznacza szablon: jej zestaw zmienisz, edytując szablon, albo w szczegółach przełączysz ją na własne ustawienia. Kogo zmiana nie dotyczy, portal pokaże zaraz po otwarciu. Po zapisaniu portal podaje, ilu osobom zmieniły się moduły, ile osób już miało ten zestaw i kogo pominął.

Przełączenie firmy w nagłówku usuwa zaznaczenie wierszy. To zabezpieczenie: akcja nie wykona się w innej firmie niż ta, w której wybierano osoby. Po przełączeniu wybierz je ponownie.

Szablony uprawnień

Gdy w firmie powtarzają się te same zestawy modułów (dyspozytor, specjalista ds. kadr, kierowca w portalu), nazwij je w Firma → Szablony uprawnień. Szablon może zawierać też działy i kategorie - na przykład „Dyspozytor Čáslav” z działami oddziału Čáslav. Szablonu używasz potem na dwa sposoby:

Działy i kategorie szablon tylko wstępnie wypełnia, w obu przypadkach. Na karcie osoby pozostają wolne i można je zmienić, nawet gdy moduły wyznacza szablon - osoby z tym samym szablonem często pracują w różnych działach.

Lista pokazuje Nazwa, Domyślny, Przydział (działy / kategorie), Liczba modułów, Używane przez (ile członkostw korzysta z szablonu) i Moduły (wykaz), więc widać, czym szablony się od siebie różnią i kogo dotknie ich zmiana. Nowy szablon dodasz przyciskiem Dodaj, istniejący otworzysz, klikając nazwę, albo zaznacz go i wybierz Otwórz. Na liście można zaznaczyć kilka wierszy naraz i przyciskiem Usuń usunąć je jednym krokiem; portal przed usunięciem dopyta. Usunięcie nikomu nie odbiera dostępu - moduły zostają osobom w takiej postaci, w jakiej je miały, tylko odłączają się od szablonu.

W szablonie wypełniasz:

Źródło uprawnień to opcja na karcie firmy w szczegółach użytkownika, nad działami i kategoriami. Jeśli zostawisz Własne ustawienia, moduły zaznaczasz ręcznie, a obok jest przycisk Użyj szablonu, który jednorazowo je wypełni. Jeśli wybierzesz szablon, siatka modułów zostaje zablokowana i pokazuje, co szablon zawiera w tej chwili; zmienić go można na stronie szablonów albo wróć do własnych ustawień - moduły przy tym zostają i nadal możesz je edytować. Jeśli szablon określa działy lub kategorie, wybór szablonu wpisze je na kartę; przed zapisaniem możesz je zmienić.

Gdy zmieniasz zestaw szablonu, z którego ktoś korzysta, portal dopyta i od razu poda, ilu osobom zmiana się przeniesie oraz co im przybędzie i ubędzie.

Gdy zmieniasz działy lub kategorie szablonu, z którego ktoś korzysta, portal zapyta, czy przenieść je także na powiązane osoby, i poda, ilu z nich zmieniłby się przydział. Tak nadpisze im przydział, Nie zapisze tylko szablon i zostawi osobom ich własny. Przenosi się tylko to, co szablon określa: szablon bez kategorii nie zmieni osobom kategorii.

Użyj szablonu znajdziesz też w akcji zbiorczej Moduły. Z listy wybierasz szablon, a portal ustawia według niego wszystkie moduły: jego moduły dostają wszystkie zaznaczone osoby, pozostałych nikt. Przydziału akcja zbiorcza nie zmienia. Szablon domyślny ma w obu listach za nazwą · domyślny, więc także u użytkownika rozpoznasz, który zestaw należy do nowych osób. Jeśli firma nie ma żadnego szablonu, zamiast wyboru jest zdanie z informacją, gdzie się szablony zakłada.

Przy użyciu szablon jest filtrowany według licencji firmy. Jeśli zawiera moduł, który firma w międzyczasie wyłączyła, portal go nie zaznaczy i poda, ile modułów w ten sposób odpadło.

Szablony należą do firmy wybranej w nagłówku - w innej firmie dostępne są jej własne. Przełączenie firmy usuwa zaznaczenie wierszy, więc po przełączeniu wybierz szablon ponownie.

Hasła i logowanie

Kolumna Hasło w Uprawnieniach pokazuje, kto już ustawił hasło do portalu, a kto jeszcze nie - to lista robocza, nie statystyka. Pracownik sam prosi o hasło przez link na ekranie logowania; link do ustawienia hasła przychodzi mu e-mailem.

Użytkownik portalu ma hasło M-line - jedno dla wszystkich aplikacji M-line - i zmienia je przez link, który wysyła mu ekran logowania. Wyślij link do ustawienia hasła działa także w jego przypadku: portal przekazuje prośbę, a link wysyła mu centralny rejestr M-line. Ten link jest ważny dwa dni, więc można go rozesłać także większej liczbie osób naraz.

Pracownik, który jeszcze nie ma hasła, rozpozna to sam: po wpisaniu e-maila ekran logowania zamiast pola na hasło pokaże wyjaśnienie i przycisk. Dotyczy to także nowych pracowników - nic się z ich powodu nie włącza ani nie wyłącza.

Gdy ktoś mówi „nie doszedł do mnie e-mail”, zaznacz go i użyj Wyślij link do ustawienia hasła. Portal potwierdzi, na jaki adres wysłano link - przeczytaj go. Adres pochodzi z danych kadrowych w systemie EDISON, więc bywa w nim literówka, i to najczęstszy powód, dla którego wiadomość nie dociera. Gdy adres się nie zgadza, popraw go w systemie EDISON; w portalu nie można go zmienić.

Gdy adres jest poprawny, a wiadomość mimo to nie przychodzi, użyj Pokaż link. Portal go wyświetli, a Ty możesz przekazać go inaczej - podyktować przez telefon albo wysłać własną drogą. Link jest ważny jeden dzień i można go użyć raz; wcześniej wysłany link przestaje przez to obowiązywać. Przekaż go tylko tej osobie: kto ma link, ustawi nim jej hasło.

Hasło można usunąć - zaznacz osobę i użyj Usuń hasło. Konto wraca do stanu „bez hasła” i ta osoba ustawia nowe przez link. Dotyczy to pracowników, którzy mają hasło; użytkownik portalu zmienia hasło sam przez link z ekranu logowania, jemu w ten sposób usunąć go nie można. Nikomu to dostępu nie daje, tylko go odbiera.

Aby osoby dostały się do portalu, muszą być spełnione trzy warunki:

Jeden e-mail przy kilku numerach ewidencyjnych

Pracownik, którego e-mail do logowania ma w systemie EDISON wpisany także inny aktywny pracownik, nie zaloguje się ani do portalu, ani do EDISONKI. Portal na podstawie e-maila rozpoznaje numer ewidencyjny i według niego pokazuje plan, urlopy, utargi i wynagrodzenie. Przy e-mailu wpisanym przy dwóch numerach ewidencyjnych zalogowana osoba mogłaby zobaczyć dane innej osoby.

Dotyczy to także jednej osoby prowadzonej pod dwoma numerami ewidencyjnymi. Po wpisaniu poprawnego hasła otrzyma informację, że jej e-mail jest w ewidencji pracodawcy podany przy kilku numerach ewidencyjnych. Kto jest już zalogowany, zostanie wylogowany.

Na liście Pracownicy i w Uprawnieniach ci pracownicy mają w kolumnie Status pomarańczową etykietę Wspólny e-mail. W Uprawnieniach znajdziesz ich filtrem Status → Wspólny e-mail; zaproszenie do portalu nie jest do nich wysyłane. Nad listą Pracownicy jest dodatkowo ostrzeżenie, ilu takich pracowników ma firma. Poprawka:

  1. Sprawdź, z którego pola danych kadrowych portal bierze e-mail do logowania: Pracownicy → Ustawienia źródła, pole E-mail do logowania (prywatny lub służbowy e-mail). Zmiana innego pola w systemie EDISON nie wpłynie na logowanie.
  2. W tym polu w systemie EDISON zostaw e-mail tylko przy numerze ewidencyjnym, pod którym ta osoba ma się logować. Przy pozostałych go usuń albo wpisz ich własny adres.
  3. Na liście Pracownicy kliknij Synchronizuj. W przeciwnym razie poprawka zadziała przy następnej automatycznej aktualizacji.

Hasło, które pracownik ustawił, pozostaje ważne - po poprawce zaloguje się tak jak wcześniej.

Dane firmy

Ustawienia → Dane firmy mają dwie karty:

Przegląd ustawień firmy

Ustawienia → Przegląd to jedna strona ze wszystkim, co firma ma ustawione, i przycisk Drukuj / Zapisz PDF, który tworzy z niej dokument. Przydaje się, gdy przeglądasz ustawienia z kolegami albo ze wsparciem, musisz udokumentować, jak działa firma, albo szukasz przyczyny, dlaczego coś nie działa. Dokument ma na stronie tytułowej spis treści, a każda jego część zaczyna się na nowej stronie.

Części jest dziewięć:

Przy każdej części podano dodatkowo, gdzie tę opcję ustawia się w portalu (na przykład „Ustawienia → Moduły, kliknięciem nazwy modułu”), więc na podstawie przeglądu można od razu działać.

Trzy rzeczy, które warto wiedzieć wcześniej: