Co potrafi moduł
- Lista komunikatów; liczbę nieprzeczytanych lub niepotwierdzonych komunikatów sygnalizuje plakietka na kafelku.
- Na karcie i w szczegółach wyświetla się ważność komunikatu (od – do, jeśli „do” jest ustawione).
- Filtr według typu, według stanu zapoznania się, wyszukiwanie pełnotekstowe i sortowanie od najnowszych lub od najstarszych.
- Komunikaty, które administrator przypiął, są na początku listy w bloku Przypięte z pinezką; wybrane sortowanie obowiązuje w bloku i pod nim.
- Typ ma kolor wybrany przez administratora treści - na karcie, na liście i w szczegółach, więc rodzaj komunikatu rozpoznasz na pierwszy rzut oka. Typ bez ustawionego koloru pozostaje niebieski.
- Szczegóły komunikatu wraz z załącznikami - obrazy i pliki PDF otwierają się w podglądzie, pozostałe pliki są pobierane.
- Potwierdzenie przeczytania - jeśli komunikat tego wymaga. Co czeka na potwierdzenie, jest oznaczone na fioletowo, potwierdzone na zielono. Jeśli komunikat ma ustawiony termin, przy niepotwierdzonym komunikacie widać „Potwierdź do dd.mm.rrrr”; po upływie terminu na czerwono świeci „Po terminie” z datą i przychodzi przypomnienie.
Dla administratora treści
Komunikaty tworzy się i edytuje tylko w portalu:
- Tworzenie, edycja, kopiowanie i usuwanie komunikatów w edytorze WYSIWYG - w tym wstawianie obrazów i linków bezpośrednio w tekst.
- Ważność od jest obowiązkowa; ważność do wypełnia się tylko wtedy, gdy komunikat ma przestać obowiązywać.
- Przełącznik Aktywny - nieaktywnego komunikatu odbiorcy nie widzą.
- Przełącznik Przypnij na górze umieszcza komunikat na początku listy czytelników w portalu, w EDISONCE i na pulpicie. Szybko go przypniesz lub odepniesz akcją Przypnij / Odepnij w menu Więcej albo w menu wiersza; w tabeli administracyjnej rozpoznasz go w kolumnie Przypięto.
- Kopia komunikatu powstaje jako nieaktywna i z tytułem uzupełnionym o „(kopia)”, więc spokojnie ją dopracujesz, zanim ją opublikujesz.
- Sekcja Odbiorcy ma cztery poziomy: Oddziały, Działy, Kategorie i imiennie Pracownicy. Na każdym poziomie wybierzesz najwyżej 10 wartości; pusty poziom oznacza wszystkich. Jeśli wybrano Pracowników, komunikat dostaną tylko oni. Kto dostanie komunikat, pokaże zakładka Lista odbiorców - imienna lista z kolumną, czy do danej osoby dotrze powiadomienie. Lista wynika z odbiorców, których masz aktualnie ustawionych, więc wybór sprawdzisz jeszcze przed zapisaniem.
- W sekcji Komunikacja regionalna wpisujesz w pole Linie numery licencyjne linii, których dotyczy komunikat (zwykle objazd). Link do niego pokazuje wtedy tylko plan przewozów komunikacji regionalnej, w szczegółach służby przy kursach tych linii, i to tylko tym, którzy według wyboru odbiorców zobaczą komunikat, oraz w okresie jego ważności. Linie nie zmieniają tego, kto dostanie komunikat.
- Włączenie potwierdzenia przeczytania i własny Tekst potwierdzenia, który czytelnik zobaczy w całości przy potwierdzeniu.
- Termin zapoznania się - przy komunikacie z potwierdzeniem podaje się termin w dniach (wartość domyślną ustawia przewoźnik), opcjonalnie powtarzanie przypomnienia i E-mail do raportu. Ten adres zastępuje autora - puste pole oznacza, że raport dostanie autor. Termin liczy się od daty Ważność od, a jeśli jest w przeszłości, od dnia wprowadzenia. Termin nie może przekraczać ważności komunikatu.
- Kontrola zapoznania się - po upływie terminu system sam wysyła przypomnienie tym, którzy nie potwierdzili, i raport e-mailem. Wszystko jest pod przyciskiem Zapoznanie się (N), gdzie N to liczba nierozpatrzonych kontroli: zestawienie zapoznania się i pozycja Kontrole zapoznania się z protokołem przeprowadzonych kontroli, imienną listą osób bez potwierdzenia, ponownym przypomnieniem, rozpatrzeniem i eksportem do CSV. Przy każdym odbiorcy widać, czy przypomnienie ma status Doręczono, Nie doręczono, czy Brak kontaktu - to oznacza, że dana osoba nie ma e-maila ani urządzenia z EDISONKĄ.
- Wyślij przypomnienie - ręczne wysłanie przypomnienia tylko do tych, którzy jeszcze nie potwierdzili.
- Wysłanie powiadomienia do EDISONKI. Okno potwierdzenia najpierw podaje, do ilu osób trafia wybór odbiorców i ile z nich ma w ewidencji telefon z EDISONKĄ - kto nie ma telefonu, do tego powiadomienie nie ma jak dotrzeć. Gdy nie jesteś wśród odbiorców, okno o tym informuje: własnego powiadomienia nie dostaniesz, nawet jeśli wysłanie się powiedzie. Powiadomienia nie można wysłać do komunikatu, którego odbiorcy nie zobaczą - wyłączonego, jeszcze nieobowiązującego lub po upływie ważności.
- Zestawienie, kto wyświetlił i potwierdził komunikat - Eksport Excel, Eksport CSV i Drukuj protokół. PDF powstaje dopiero przez okno drukowania przeglądarki, sam się nie generuje.
- Wyczyszczenie historii wyświetleń i potwierdzeń (reset).
- W tabeli administracyjnej administrator wybiera w filtrze Pokaż między Moje a Cała firma. Moje (domyślnie) pokazuje komunikaty skierowane do jego przydziału (dział, kategoria), komunikaty dla wszystkich i te, które sam utworzył, w tym wyłączone i wygasłe. Cała firma pokazuje wszystkie komunikaty firmy. Lista czytelnika Moje komunikaty pokazuje także administratorowi tylko obowiązujące komunikaty skierowane do niego. W EDISONCE między listą czytelnika a całą firmą przełączysz w panelu Filtr opcją Moje / Cała firma.
- Kolumna i filtr Stan w tabeli administracyjnej mówią, co czytelnicy widzą w tej chwili: Obowiązuje, Jeszcze nie obowiązuje, Ważność wygasła lub Nieaktywny. Komunikatu po terminie ważności już nikt nie otrzyma, w administracji zostaje ze względu na przegląd zapoznania się. W EDISONCE przy opcji Cała firma komunikat, który w tej chwili nie obowiązuje, ma etykietę ze stanem.
- Przełącznik widoku karty × tabela przy obu listach.
- Przenieś do dokumentów.
- Zarządzanie typami komunikatów, w tym kolorem, po którym typ rozpoznaje się na listach.
Różnice między telefonem a portalem
- Komunikaty tworzy się i edytuje tylko w portalu; w EDISONCE się je czyta i potwierdza.
- Portal oferuje przy liście cztery opcje stanu - Wszystkie / Niewyświetlone / Niepotwierdzone / Oczekujące; EDISONKA ma w panelu Filtr stan Wszystkie / Oczekujące.
- Po terminie EDISONKA podaje datę w nawiasie - „Po terminie (dd.mm.rrrr)”; portal podaje ją bez nawiasów.
- Załącznik można udostępnić, a trwające pobieranie przerwać drugim dotknięciem tylko w EDISONCE; portal otwiera załącznik w podglądzie albo go pobiera.
- Zarządzanie typami, zestawienie zapoznania się, kontrole i eksporty są tylko w portalu.
Ustawienia u przewoźnika
Wartości domyślne, które firma ustawia raz dla całego modułu. Przy konkretnym komunikacie administrator może je zmienić.
- Domyślny termin zapoznania się (dni) - wypełnia się wstępnie przy nowym komunikacie. Puste = bez wstępnego wypełnienia, 0 = bez kontroli.
- Domyślne powtarzanie przypomnienia (dni) - wypełnia się wstępnie przy nowym komunikacie. Puste = bez wstępnego wypełnienia, 0 = jednorazowo.
- Kopia raportu na e-maile - adresy e-mail oddzielone przecinkiem; otrzymują kopię każdego raportu kontroli zapoznania się.
- Wysyłaj raport także przy 100 % - wyłączone = raport przychodzi tylko wtedy, gdy ktoś się nie zapoznał.