Co potrafi moduł
- Lista dokumentów; liczbę nieprzeczytanych / niepotwierdzonych sygnalizuje plakietka na kafelku.
- Filtr według typu, według stanu zapoznania się, wyszukiwanie i sortowanie od najnowszych lub od najstarszych.
- Dokumenty, które administrator przypiął, są na początku listy w bloku Przypięte z pinezką; wybrane sortowanie obowiązuje w bloku i pod nim.
- Typ ma kolor wybrany przez administratora treści - na karcie, na liście i w szczegółach, więc rodzaj dokumentu rozpoznasz na pierwszy rzut oka. Typ bez ustawionego koloru pozostaje niebieski.
- Wersjonowanie dokumentów - historia wersji. Do czytania dostajesz zawsze tylko opublikowaną, aktualnie obowiązującą wersję; starsze wersje otworzysz w szczegółach.
- Potwierdzenie obowiązuje zawsze tylko dla jednej wersji. Opublikowanie nowej wersji rozpoczyna nową rundę zapoznania się dla wszystkich odbiorców - potwierdzenie poprzedniej wersji już nie obowiązuje i z nową treścią trzeba zapoznać się ponownie.
- Do kogo jest skierowany dokument, określa wybór odbiorców według oddziałów, działów, kategorii lub imiennie pracowników; pusty wybór odbiorców oznacza wszystkich. Wybór odbiorców jest wspólny dla wszystkich wersji dokumentu.
- Załączniki - obrazy i pliki PDF otwierają się w podglądzie, pozostałe pliki są pobierane.
- Potwierdzenie przeczytania, w tym możliwość własnego tekstu potwierdzenia. Co czeka na potwierdzenie, jest oznaczone na fioletowo, potwierdzone na zielono. Jeśli dokument ma ustawiony termin, przy niepotwierdzonym widać „Potwierdź do dd.mm.rrrr”; po upływie terminu na czerwono świeci „Po terminie” z datą i przychodzi przypomnienie.
Dla administratora treści
Dokumentami nie można zarządzać w EDISONCE - zarządzanie odbywa się w portalu:
- Tworzenie dokumentu i jego nowych wersji, edycja, kopiowanie i usuwanie. Usuń wersję usuwa jedno brzmienie dokumentu wraz z jego załącznikami i protokołem zapoznania się; przy jedynej wersji znika cały dokument.
- Tekst wersji pisze się w edytorze WYSIWYG, także z obrazami wstawionymi bezpośrednio w tekst; do każdej wersji można wgrać załączniki.
- Ważność od – do i przełącznik Wydana wersja są na karcie wersji. Wyłączony = wersja robocza, czytelnicy jej nie widzą i nadal obowiązuje poprzednie wydanie.
- Przełącznik Przypnij na górze przy nazwie umieszcza dokument na początku listy czytelników i obowiązuje dla wszystkich jego wersji. Szybko go przypniesz lub odepniesz akcją Przypnij / Odepnij w menu Więcej albo w menu wiersza; w tabeli administracyjnej rozpoznasz go w kolumnie Przypięto.
- Sekcja Odbiorcy ma cztery poziomy: Oddziały, Działy, Kategorie i imiennie Pracownicy. Na każdym poziomie wybierzesz najwyżej 10 wartości; pusty poziom oznacza wszystkich. Jeśli wybrano Pracowników, dokument dostaną tylko oni. Kto dostanie dokument, pokaże zakładka Lista odbiorców - imienna lista z kolumną, czy do danej osoby dotrze powiadomienie. Lista wynika z odbiorców, których masz aktualnie ustawionych, więc wybór sprawdzisz jeszcze przed zapisaniem.
- Włączenie potwierdzenia przeczytania i własny Tekst potwierdzenia, który czytelnik zobaczy w całości przy potwierdzeniu.
- Termin zapoznania się - przy wersji z potwierdzeniem podaje się termin w dniach (wartość domyślną ustawia przewoźnik), opcjonalnie powtarzanie przypomnienia i E-mail do raportu. Ten adres zastępuje autora - puste pole oznacza, że raport dostanie autor wersji. Termin liczy się od daty Ważność od, a jeśli jest w przeszłości, od dnia wprowadzenia. Termin nie może przekraczać ważności wersji.
- Kontrola zapoznania się - po upływie terminu system sam wysyła przypomnienie tym, którzy nie potwierdzili, i raport e-mailem. Wszystko jest pod przyciskiem Zapoznanie się (N), gdzie N to liczba nierozpatrzonych kontroli: zestawienie zapoznania się i pozycja Kontrole zapoznania się z protokołem przeprowadzonych kontroli, imienną listą osób bez potwierdzenia, ponownym przypomnieniem, rozpatrzeniem i eksportem do CSV. Przy każdym odbiorcy widać, czy przypomnienie ma status Doręczono, Nie doręczono, czy Brak kontaktu - to oznacza, że dana osoba nie ma e-maila ani urządzenia z EDISONKĄ.
- Wyślij przypomnienie - ręczne wysłanie przypomnienia tylko do tych, którzy jeszcze nie potwierdzili.
- Wysłanie powiadomienia do EDISONKI. Okno potwierdzenia najpierw podaje, do ilu osób trafia wybór odbiorców i ile z nich ma w ewidencji telefon z EDISONKĄ, i ostrzega, gdy nie jesteś wśród odbiorców. Powiadomienia nie można wysłać do dokumentu, którego odbiorcy nie zobaczą - bez opublikowanej wersji, z wyłączoną wersją lub poza jej ważnością.
- Zestawienie, kto wyświetlił i potwierdził dokument, jest prowadzone dla każdej wersji osobno - Eksport Excel, Eksport CSV i Drukuj protokół. PDF powstaje dopiero przez okno drukowania przeglądarki, sam się nie generuje.
- Wyczyszczenie historii wyświetleń i potwierdzeń danej wersji.
- Przenieś do aktualności (w menu Więcej) - przenosi się opublikowana wersja wraz z załącznikami, starsze wersje i cały protokół zapoznania się przepadają. Akcji nie można cofnąć.
- Zarządzanie typami dokumentów, w tym kolorem, po którym typ rozpoznaje się na listach.
- W tabeli administracyjnej administrator wybiera w filtrze Pokaż między Moje a Cała firma. Moje (domyślnie) pokazuje dokumenty skierowane do jego przydziału (dział, kategoria), dokumenty dla wszystkich i te, które sam utworzył, w tym wersje robocze i wygasłe. Cała firma pokazuje wszystkie dokumenty firmy. Lista czytelnika Moje dokumenty pokazuje także administratorowi tylko obowiązujące dokumenty skierowane do niego. W EDISONCE między listą czytelnika a całą firmą przełączysz w panelu Filtr opcją Moje / Cała firma.
- Kolumna i filtr Stan w tabeli administracyjnej pokazują stan wersji w wierszu: Obowiązuje, Jeszcze nie obowiązuje, Ważność wygasła lub Wersja robocza; czytelnicy widzą tylko obowiązującą wersję. W EDISONCE przy opcji Cała firma dokument, który w tej chwili nie obowiązuje, ma etykietę ze stanem.
Różnice między telefonem a portalem
- Dokumentami zarządza się tylko w portalu; w EDISONCE się je czyta i potwierdza.
- Wyszukiwanie w portalu przeszukuje też tekst opublikowanej wersji; EDISONKA oferuje tylko filtr według nazwy i typu.
- Portal oferuje przy liście opcje stanu Niewyświetlone / Niepotwierdzone / Oczekujące; EDISONKA ma w panelu Filtr stan Wszystkie / Oczekujące.
- Po terminie EDISONKA podaje datę w nawiasie - „Po terminie (dd.mm.rrrr)”; portal podaje ją bez nawiasów.
- Załącznik można udostępnić tylko w EDISONCE; portal otwiera załącznik w podglądzie albo go pobiera.
Ustawienia u przewoźnika
Wartości domyślne, które firma ustawia raz dla całego modułu. Przy konkretnej wersji administrator może je zmienić.
- Domyślny termin zapoznania się (dni) - wypełnia się wstępnie przy nowym dokumencie. Puste = bez wstępnego wypełnienia, 0 = bez kontroli.
- Domyślne powtarzanie przypomnienia (dni) - wypełnia się wstępnie przy nowym dokumencie. Puste = bez wstępnego wypełnienia, 0 = jednorazowo.
- Kopia raportu na e-maile - adresy e-mail oddzielone przecinkiem; otrzymują kopię każdego raportu kontroli zapoznania się.
- Wysyłaj raport także przy 100 % - wyłączone = raport przychodzi tylko wtedy, gdy ktoś się nie zapoznał.