Co potrafi moduł
- Faktury wystawione - co firma wystawiła, łącznie z fakturami zaliczkowymi, co z tego jest zapłacone, a co przeterminowane. Przy każdym dokumencie widać nabywcę, datę wystawienia, termin płatności, kwotę, kwotę zapłaconą i ile pozostało do zapłaty.
- Faktury otrzymane - to samo z drugiej strony, czyli ile firma jest winna dostawcom.
- Saldo - jeden wiersz na kontrahenta: ile jest nam winien, ile my jesteśmy winni jemu i jaka jest różnica. Suma jest nad tabelą.
- Filtr Rok na obu zakładkach. Proponowane są lata, za które księgowość ma dane.
- Szczegóły dokumentu z płatnościami - kiedy i czym został zapłacony, z jakiego konta i według którego wyciągu. Przy częściowo zapłaconej fakturze widać każdą płatność osobno.
- PDF faktury w szczegółach dokumentu. Przy fakturze wystawionej jest to dokładnie ta, którą program księgowy wysłał nabywcy e-mailem, a obok niej informacja, kiedy i na jaki adres została wysłana. Przy fakturze otrzymanej jest to PDF zapisany w księgowości przy dokumencie.
- Kafelek Należności na pulpicie - niezapłacone, przeterminowane, zapłacone w ciągu ostatnich 30 dni i najwięksi dłużnicy.
W mobilnej EDISONCE
W telefonie są tylko należności: ile jest niezapłacone, ile z tego po terminie płatności i lista niezapłaconych faktur wystawionych posortowana od najdłużej zaległych. Dotknięcie karty rozwija szczegóły dokumentu, przytrzymanie je kopiuje.
Faktur otrzymanych, salda według kontrahentów ani filtra roku w telefonie nie ma. To praca przy biurku, natomiast „kto jest nam winien” warto wiedzieć wszędzie.
Skąd pochodzą dane
Portal nigdzie nie zapisuje ani nie nadpisuje faktur. Przy każdym otwarciu strony odczytuje je z programu księgowego firmy, a to, co wczyta, trzyma przez kilka minut w pamięci, aby strona reagowała szybko. Przycisk Odśwież od razu pobiera świeże dane; dopóki program księgowy nie odpowie, jest nieaktywny.
Odczytywane jest tylko to, czego moduł potrzebuje: nagłówki faktur, ich płatności i pliki PDF faktur. Płac, kasy, książki adresowej ani niczego innego z księgowości portal nie widzi i do księgowości niczego nie zapisuje.
Na serwerze, na którym działa program księgowy, służy do tego mała usługa, którą instaluje tam M-line. Firma określa w niej imienną listą, które konta mogą widzieć dane księgowe - kogo nie ma na liście, ten faktur nie otrzyma, nawet jeśli portal przydzielił mu moduł.
Połączenie z Twoim systemem księgowym
Moduł nie jest napisany dla jednego konkretnego programu. Portal łączy się z księgowością przez konektor, a ten jest dla każdego systemu inny; reszta modułu, czyli zakładki, saldo i kafelek, pozostaje taka sama.
Gotowe jest dziś połączenie z programem POHODA. Z innym systemem księgowym lub informatycznym, który ma interfejs lub dostępną bazę danych, portal również potrafi się połączyć - to praca nad konektorem, a nie nad modułem. W ten sam sposób portal już dziś odczytuje dane z systemu ERP EDISON. Jeśli chcesz podłączyć swój system, skontaktuj się z M-line.
Ustawienia u przewoźnika
| Ustawienie | Gdzie | Co robi |
|---|---|---|
| Połączenie z księgowością | Rejestr firm (M-line) | Adres usługi na Twoim serwerze, jednostka księgowa i klucz, którym portal się uwierzytelnia |
| System księgowy | Ustawienia → Moduły → Faktury | Z którego podłączonego systemu moduł odczytuje dane. Puste = jedyny, który ma firma |
| Kto widzi faktury | Firma → Użytkownicy | Moduł przydziela się imiennie, jak każdy inny |
Na co zwrócić uwagę
- Faktury widzi tylko ten, komu firma je przydzieli, a dodatkowo musi być na imiennej liście przy programie księgowym. Bez obu warunków strona się nie otworzy.
- Dokument, który nie został zapłacony do końca roku, programy księgowe przenoszą na następny rok. W przeglądzie widać go więc w obu latach, a status ma z nowszego.
- Gdy program księgowy akurat nie odpowiada, strona niczego nie wymyśla: pokazuje ostatnio wczytane dane i informuje, jak są stare.
- Storna i faktury korygujące nie są wliczane do przeglądu jako należność.
- Niezapłacona faktura zaliczkowa jest w saldzie i na kafelku liczona jako należność (przy otrzymanej jako zobowiązanie). Zapłaconą zaliczkę odejmuje faktura końcowa, więc nie jest liczona dwukrotnie. Zakładka Wystawione może więc zawierać więcej dokumentów niż zestawienie niezapłaconych faktur w programie księgowym, który prowadzi faktury zaliczkowe osobno.
- PDF ma tylko faktura, którą program księgowy wysłał e-mailem, albo taka, do której w księgowości zapisano PDF. Faktura zmieniona po wysłaniu pokazuje PDF w stanie, w jakim została wysłana.