Firma

Co v sekci najdete

Sekce Firma v levém panelu je pracoviště správce firmy. Platí pro firmu vybranou v záhlaví; kdo spravuje víc firem, přepíná mezi nimi tam. Dělí se na dva oddíly:

• Chod firmy - Nastavení (záložky Údaje firmy, Moduly, Zdroje dat, E-maily a Revize) a Organizace (provozovny a střediska).
• Lidé - Zaměstnanci (seznam, kategorie a role zaměstnanců), Uživatelé, Přístupy a Šablony přístupů.

Co se dá nastavit u jednotlivého modulu (třeba jak dlouho platí aktualita nebo kdo smí zakládat zprávy), najdete u každého modulu v části Nastavení u dopravce. V portálu je to pod Nastavení → Moduly, klikem na název modulu. Tady je popsané to, co se týká celé firmy a lidí v ní.

Spojení s EDISONem

Část dat si portál nevede sám, ale čte je z podnikového systému u vás ve firmě (dnes EDISON) - plány, volno, výplaty, platnosti dokladů a další. Čte je přes server, na kterém EDISON běží, a ten se portálu prokazuje certifikátem. Je to něco jako občanka serveru a má omezenou platnost.

Když certifikát propadne, data z EDISONu se přestanou načítat. Nedostane se k nim portál ani EDISONKA v telefonu a moduly, které je potřebují, hlásí jen „EDISON neodpovídá“. Nic se neztratí, jen to nejde načíst, dokud certifikát nemá znovu platnost.

Portál proto platnost kontroluje každý den sám a upozorní předem třemi způsoby:

• E-mailem 14 dní před koncem platnosti, znovu 7 dní předem a v den vypršení. Přijde správcům firmy a zároveň na M-line. Po vypršení už další e-maily nechodí.
• Pruhem nad záhlavím portálu - 7 dní před koncem žlutým, po vypršení červeným. Nejde zavřít, aby nezapadl. Vidí ho správce firmy, řidič ani dispečer ne.
• Na nástěnce ve widgetu Stav dat z ERP. První řádek Certifikát spojení ukazuje datum konce platnosti - žlutě, když se blíží, červeně, když je po něm.

Obnovu zařizuje váš správce IT na serveru, kde EDISON běží. V portálu se nic nepřepíná ani nenahrává; jakmile je certifikát obnovený, spojení se rozjede samo a moduly začnou zase číst data.

Když EDISON neodpovídá

Propadlý certifikát je jen jeden z důvodů, proč spojení přestane fungovat. Když server neodpovídá vůbec (výpadek, změna na straně vaší IT), ukáže portál červený pruh nad záhlavím se sdělením, že EDISON vaší firmy neodpovídá a data z něj se proto nenačítají.

Tenhle pruh vidí každý přihlášený, řidiče a dispečery včetně. Bez něj vypadá výpadek jako závada portálu a lidé volají na dispečink, přestože portál funguje a chybí jen data z EDISONu. Správce firmy má v pruhu navíc adresu serveru a od kdy neodpovídá, aby to měl co předat své IT.

Pruh zmizí sám, jakmile server začne zase odpovídat. V portálu se kvůli tomu nic nepřepíná.

Stejný pruh ukazuje i EDISONKA v telefonu - pod horní lištou na každé obrazovce. Výpadek vidí každý, certifikát jen správce firmy, stejně jako na webu.

Přístupy

Firma → Přístupy je přehled toho, kdo se z firmy přihlašuje do portálu a do EDISONKY v telefonu, čím a s jakou verzí:

• Seznam lidí - jméno, osobní číslo, e-mail, Evidence (zaměstnanec / uživatel portálu), Zařazení (střediska a kategorie) a stav. Obě evidence naráz, takže se nemusí hledat na dvou místech.
• Prázdné Zařazení u uživatele portálu není chyba: takový člověk vidí v přidělených modulech obsah celé firmy a dostává i notifikace. Zařazení se vyplňuje, teprve když má vidět jen část - nastavuje se v jeho členství ve firmě.
• Sloupec Modulů - kolik modulů ten člověk vidí. Nula je nejčastější odpověď na „přihlásí se, ale nic nevidí“.
• Informace o posledním přihlášení, zvlášť do portálu a do EDISONKY v telefonu - je vidět, kdo už pracuje s webovou tváří.
• Platforma (iOS / Android) a Verze EDISONKY - první, na co se ptá podpora. Zeleně je verze z obchodu, šedě starší a oranžově ta, se kterou už portál nepracuje; uvádí se podle naposledy použitého telefonu, ostatní zařízení jsou v detailu osoby.
• Notifikace - Povoleno / Bez zařízení (bez evidovaného telefonu push nedorazí).
• Filtr na ty, kdo se ještě nepřihlásili - hned je vidět, komu přístup nedorazil.
• Seznam sám se needituje, ale nabízí akce k heslu: Poslat odkaz na heslo (pro zaměstnance i uživatele portálu), Zobrazit odkaz a Zrušit heslo (jen pro zaměstnance) - podrobně v části Hesla a přihlášení níže.
• Pozvánka do portálu - označte v seznamu lidi (dá se jich vybrat víc naráz) a v liště zvolte Poslat pozvánku. Dostanou e-mail, co v portálu najdou (podle toho, co má firma zapnuté), jak se přihlásí a že existuje i EDISONKA do telefonu. Posílá se zaměstnancům i uživatelům portálu a každý dostane text podle toho, jak se přihlašuje: zaměstnanec si heslo nastaví odkazem, uživatel portálu se hlásí svým heslem M-line. Odkaz v pozvánce nikdy nevyprší - vede na přihlašovací obrazovku, kde si o heslo řeknou sami. Než pozvánku rozešlete, pošlete si Ukázku pozvánky: přijdou vám na e-mail obě varianty a uvidíte přesně to, co dostanou ostatní. Sloupec Pozvánka ukazuje, kdy komu odešla, a filtrem Bez pozvánky si vyberete ty, na které se ještě nedostalo.
• V detailu osoby (klik na jméno, nebo Otevřít v liště) je u každého zařízení tlačítko Zkusit notifikaci. Pošle na ten telefon zkušební zprávu a řekne, jak dopadla - jestli byla doručena, jestli se ještě čeká na potvrzení, nebo proč neprošla. Když řidičům notifikace nechodí, je to první věc, kterou si ověříte.

Uživatelé portálu a jejich moduly

Uživatele portálu (dispečera, personalistu, správce) zakládáte pod Firma → Uživatelé. Co takový člověk uvidí, určují moduly zaškrtnuté v jeho členství ve firmě; nabízejí se jen ty, které má firma zapnuté. Kolik jich kdo má, ukazuje sloupec Modulů. Na kartě členství je i Role ve firmě: Správce firmy spravuje její nastavení, zaměstnance a uživatele, Uživatel vidí jen přidělené moduly. Role platí pro každou firmu zvlášť - tentýž člověk může jednu firmu spravovat a ve druhé být běžným uživatelem.

Heslo novému uživateli nezadáváte. Po uložení mu automaticky odejde e-mail s odkazem, kterým si heslo nastaví sám. Kdo už heslo do aplikací M-line má (používá třeba ISYCloud nebo Podporu M-line), přihlásí se tím stávajícím a e-mail mu jen oznámí, že mu přístup do portálu vznikl. Formulář to říká rovnou v modrém pruhu nad e-mailem a po zadání adresy doplní, který z těch dvou případů to je.

Pozor na lidi, kteří svoje heslo M-line nikdy nepoužili. Bývá to celá firma přecházející na portál: účty v aplikacích M-line vznikly hromadně, takže e-mail oznámí přístup a čeká „přihlaste se stávajícím heslem“ - jenže dotyční ho neznají a zkoušejí to heslem do EDISONu, které do portálu nepatří. Označte je v Přístupech a použijte Poslat odkaz na heslo, nebo jim řekněte, ať na přihlašovací obrazovce kliknou na Zapomenuté heslo. Nové heslo pak platí do všech aplikací M-line.

Kdo už v portálu účet má (třeba z jiné firmy), nezakládá se znovu - přizvete ho. Účet je v portálu jeden na e-mail. Zadáte-li u nového uživatele e-mail, který už v portálu je, formulář to pozná a uložením přidáte stávajícímu účtu členství ve vaší firmě - vyplňujete jen roli ve firmě, osobní číslo, zařazení a moduly. Jméno a heslo si účet nese svoje a o novém přístupu mu odejde e-mail. Takto přizvaný člověk patří i jiné firmě, takže mu jméno ani stav nezměníte - upravujete jen jeho členství ve své firmě, případně mu ho zase odeberete.

Řidičům a dalším zaměstnancům uživatele nezakládejte. Do EDISONKY se přihlašují sami a co vidí, nastavujete všem najednou v Zaměstnanci → Role zaměstnanců. Účet uživatele má při přihlášení přednost, takže by zaměstnanec přišel o svoje dosavadní heslo. Patří-li zadaný e-mail zaměstnanci, formulář na to upozorní a před uložením se zeptá. Uživatele zakládejte jen tomu, kdo potřebuje víc než zaměstnanec, třeba dispečerovi.

Zpravodaj M-line - e-mail od M-line software o novinkách v EDISONCE. Kdo ho dostává, ukazuje sloupec Zpravodaj a vyberete si to i filtrem. Správcům firmy se zapne sám, ostatním ho zapnete přepínačem Zpravodaj e-mailem v detailu uživatele, nebo víc lidem naráz v liště volbou Zpravodaj. Stejně ho vypnete, třeba vedení firmy, které ho dostávat nemá. Každý si ho může změnit i sám v nabídce pod svým jménem.

Když má víc lidí vidět totéž, neklikejte to u každého zvlášť. Označte je v seznamu (dá se jich vybrat víc naráz) a v liště zvolte Moduly. Portál ukáže, co vybraní lidé teď mají: zaškrtnutý modul mají všichni, prázdný nikdo a čárka s počtem („3 z 5“) znamená, že ho má jen část z nich.

Kliknutím na prázdný modul nebo na čárku dáte modul všem, kliknutím na zaškrtnutý ho všem vezmete. U modulu, který měla jen část lidí, se dalším kliknutím vrátíte k původnímu stavu. Modul, na který nekliknete, zůstane každému tak, jak ho má, a Vrátit změny vrátí všechny moduly do stavu při otevření. Bere-li změna někomu přístup, portál se před uložením zeptá a vyjmenuje, o které moduly jde.

Změna platí jen ve firmě, kterou máte vybranou v hlavičce; členství v jiných firmách zůstane, jak bylo. Kdo v té firmě členství nemá, toho portál přeskočí - členství mu založíte v jeho detailu, kde se vyplňuje i osobní číslo a zařazení. Přeskočí i toho, komu moduly drží šablona: jeho sadu změníte úpravou šablony, nebo ho v detailu přepnete na vlastní nastavení. Koho se změna netýká, napíše portál hned po otevření. Po uložení portál řekne, kolika lidem se moduly změnily, kolik jich sadu už mělo a koho přeskočil.

Přepnutí firmy v hlavičce označené řádky zruší. Je to pojistka: akce se neprovede v jiné firmě, než ve které jste lidi vybírali. Po přepnutí si je vyberte znovu.

Šablony přístupů

Když se ve firmě opakují stejné sady modulů (dispečer, personalista, řidič na webu), pojmenujte je pod Firma → Šablony přístupů. Šablona může nést i střediska a kategorie - třeba „Dispečer Čáslav“ se středisky čáslavské provozovny. Šablonu pak použijete dvěma způsoby:

• jednorázově - tlačítkem Použít šablonu se moduly jen zaškrtnou, sada se dál dá upravit a pozdější změna šablony už nikomu přístup nezmění,
• natrvalo - na kartě členství nastavíte šablonu jako zdroj přístupů. Moduly pak drží ona a každá její úprava se dotyčnému propíše.

Střediska a kategorie šablona jen předvyplní, a to v obou případech. Na kartě člověka zůstanou volná a dají se upravit, i když mu moduly drží šablona - lidé s toutéž šablonou často pracují na různých střediscích.

Seznam ukazuje Název, Výchozí, Zařazení (střediska / kategorie), Modulů (počet), Používá (kolik členství šablonu drží) a Moduly (výčet), takže je vidět, čím se šablony od sebe liší a koho se jejich změna dotkne. Novou založíte tlačítkem Přidat, existující otevřete kliknutím na název, nebo ji vyberte a zvolte Otevřít. V seznamu se dá vybrat víc řádků naráz a tlačítkem Odstranit je smazat jedním krokem; portál se před smazáním zeptá. Odstraněním nikdo o přístup nepřijde - moduly zůstanou lidem tak, jak je měli, jen se od šablony odpojí.

V šabloně vyplníte:

• Název - jak té sadě ve firmě říkáte (Dispečer, Řidič, Personalista). V jedné firmě se nesmí opakovat.
• Výchozí pro nové uživatele - tuhle šablonu dostane každá nově přidaná karta téhle firmy a rovnou ji drží jako zdroj přístupů. Výchozí může být jen jedna; zapnutím se ostatním vypne. V seznamu ji poznáte podle odznaku Pro nové uživatele.
• Střediska a Kategorie - zařazení, které šablona při výběru vyplní. Necháte-li pole prázdné, šablona ho neurčuje a člověku zůstane jeho vlastní.
• Moduly - zaškrtávací mřížka. Nabízí jen moduly, které má firma zapnuté; u modulů se správcovskou tváří je pod modulem ještě zaškrtávátko správa.

Zdroj přístupů je volba na kartě firmy v detailu uživatele, nad středisky a kategoriemi. Necháte-li Vlastní nastavení, moduly zaškrtáváte sami a vedle stojí tlačítko Použít šablonu, které je jednorázově vyplní. Vyberete-li šablonu, mřížka modulů se zamkne a ukazuje, co má šablona teď; upravit ji jde na stránce šablon, nebo se vraťte k vlastnímu nastavení - moduly vám u toho zůstanou a dál si je upravíte. Určuje-li šablona střediska nebo kategorie, výběr šablony je do karty vyplní; před uložením je můžete změnit.

Měníte-li sadu šablony, kterou někdo drží, portál se zeptá a rovnou řekne, kolika lidem se změna propíše a co jim přibude a ubude.

Měníte-li střediska nebo kategorie šablony, kterou někdo drží, portál se zeptá, zda je propsat i navázaným lidem, a řekne, kolika z nich by se zařazení změnilo. Ano jim zařazení přepíše, Ne uloží jen šablonu a lidem nechá jejich vlastní. Propíše se jen to, co šablona určuje: šablona bez kategorií lidem kategorie nezmění.

Použít šablonu najdete i v hromadné akci Moduly. Z nabídky vyberete šablonu a portál podle ní nastaví všechny moduly: její moduly dostanou všichni vybraní, ostatní nikdo. Zařazení hromadná akce nemění. Výchozí šablona má v obou nabídkách za názvem · výchozí, takže i u uživatele poznáte, která sada patří novým lidem. Nemá-li firma žádnou šablonu, stojí místo výběru věta, kde se šablony zakládají.

Šablona se při použití pročistí licencí firmy. Nese-li modul, který firma mezitím vypnula, portál ho nezaškrtne a řekne, kolik modulů takhle vypadlo.

Šablony patří firmě vybrané v hlavičce - v jiné firmě se nabízejí její vlastní. Přepnutí firmy označené řádky zruší, takže po přepnutí vyberte šablonu znovu.

Hesla a přihlášení

Sloupec Heslo v Přístupech ukazuje, kdo si už heslo do portálu nastavil a kdo ještě ne - je to pracovní seznam, ne statistika. Zaměstnanec si o heslo řekne sám odkazem na přihlašovací obrazovce; přijde mu e-mailem.

Uživatel portálu má heslo M-line - jedno pro všechny aplikace M-line - a mění si ho odkazem, který mu pošle přihlašovací obrazovka. Poslat odkaz na heslo funguje i na něj: portál žádost předá a odkaz mu pošle centrální registr M-line. Ten odkaz platí dva dny, takže se dá rozeslat i většímu počtu lidí naráz.

Zaměstnanec, který heslo ještě nemá, ho pozná sám: po zadání e-mailu mu přihlašovací obrazovka místo pole na heslo nabídne vysvětlení a tlačítko. Platí to i pro nové zaměstnance - nic se kvůli nim nezapíná ani nevypíná.

Když někdo řekne „nedošel mi e-mail“, označte ho a použijte Poslat odkaz na heslo. Portál potvrdí, na kterou adresu odkaz odešel - přečtěte si ji. Adresa se bere z personalistiky v EDISONu, takže bývá překlepnutá, a to je nejčastější důvod, proč zpráva nedorazí. Když adresa nesedí, opravte ji v EDISONu; v portálu se přepsat nedá.

Když je adresa správně a zpráva přesto nechodí, použijte Zobrazit odkaz. Portál ho ukáže a vy ho můžete předat jinak - nadiktovat do telefonu nebo poslat vlastní cestou. Platí den a jde použít jednou; dřív poslaný odkaz tím přestane platit. Předejte ho jen tomu člověku: kdo odkaz má, nastaví tím jeho heslo.

Heslo jde zrušit - označte člověka a použijte Zrušit heslo. Účet se vrátí do stavu „bez hesla“ a dotyčný si nastaví nové odkazem. Platí to na zaměstnance, kteří heslo mají; uživatel portálu si heslo mění sám odkazem z přihlašovací obrazovky, jemu se takhle zrušit nedá. Nikomu to přístup nedává, jen bere.

Aby se lidé do portálu dostali, musí platit tři věci:

• každý má vyplněný přihlašovací e-mail - bez něj se nepřihlásí nikdo,
• každý má svůj vlastní e-mail - e-mail zapsaný u dvou osobních čísel nepustí dovnitř nikoho z nich (viz níže),
• e-maily z portálu odcházejí. Ověřit to jde na jednom člověku: nechte si poslat odkaz a přesvědčte se, že dorazil. Je to jediná cesta k heslu, takže kdyby nefungovala, nikdo se to nedozví, dokud vám dotyčný nezavolá.

Jeden e-mail u více osobních čísel

Zaměstnanec, jehož přihlašovací e-mail má v EDISONu zapsaný i jiný živý zaměstnanec, se do portálu ani do EDISONKY nepřihlásí. Portál podle e-mailu pozná osobní číslo a podle něj ukazuje plán, volno, tržby i výplatu. U e-mailu zapsaného u dvou osobních čísel by přihlášený mohl vidět údaje jiného člověka.

Platí to i pro jednoho člověka vedeného pod dvěma osobními čísly. Po zadání správného hesla dostane hlášku, že jeho e-mail je v evidenci zaměstnavatele uveden u více osobních čísel. Kdo už přihlášený je, bude odhlášen.

V seznamu Zaměstnanci i v Přístupech mají tito zaměstnanci ve sloupci Stav oranžový štítek Sdílený e-mail. V Přístupech je najdete filtrem Stav → Sdílený e-mail; pozvánka do portálu se jim neposílá. Nad seznamem Zaměstnanci je navíc upozornění, kolik jich firma má. Oprava:

1. Zjistěte, ze kterého pole personalistiky portál přihlašovací e-mail bere: Zaměstnanci → Nastavení zdroje, pole Přihlašovací e-mail (soukromý, nebo služební e-mail). Úprava jiného pole v EDISONu na přihlášení nic nezmění.
2. V tomto poli v EDISONu nechte e-mail jen u osobního čísla, pod kterým se má člověk přihlašovat. U ostatních ho smažte, nebo vyplňte jejich vlastní adresu.
3. V seznamu Zaměstnanci klikněte na Synchronizovat. Jinak se oprava projeví při příští automatické aktualizaci.

Heslo, které si zaměstnanec nastavil, zůstává platné - po opravě se přihlásí jako dřív.

Údaje firmy

Nastavení → Údaje firmy má dvě karty:

• Firma v aplikaci - Název v aplikaci je zkrácený název, který lidé vidí v přepínači firem a v EDISONCE; upravit ho můžete tady. IdFa je označení firmy v EDISONu, je jen pro kontrolu a mění ho M-line.
• Úřední údaje - obchodní firma, IČO, DIČ, sídlo a ID datové schránky. Tisknou se do hlavičky protokolu kontroly spoje. Tlačítko Načíst z ARES doplní podle IČO název, DIČ a sídlo; údaje zkontrolujte a uložte. ID datové schránky ARES neuvádí, najdete ho v datové schránce firmy.

Revize nastavení firmy

Nastavení → Revize je jedna stránka se vším, co má firma nastavené, a tlačítko Tisk / Uložit PDF, kterým z ní vznikne dokument. Hodí se, když nastavení procházíte s kolegy nebo s podporou, potřebujete doložit, jak firma běží, nebo hledáte, proč něco nechodí. Dokument má na titulní straně obsah a každá jeho část začíná na nové stránce.

Částí je devět:

• Firma - název firmy a základní volby jejího chování (viditelnost zaměstnancům, e-maily, notifikace, čtení dat z podnikového systému a zápis do něj).
• Údaje firmy - úřední název, IČO, DIČ, sídlo a ID datové schránky.
• Moduly a jejich nastavení - každý zapnutý modul má vlastní odstavec a v něm své volby s hodnotami i s vysvětlením, co která znamená.
• Zdroje dat - odkud se berou, jak často se aktualizují, kdy naposledy přišla a kolik jich je.
• E-maily - server, kterým firma odesílá.
• Členění firmy - počty provozoven, středisek, kategorií a zaměstnanců.
• Role zaměstnanců - co vidí zaměstnanec v telefonu.
• Šablony přístupů - pojmenované sady modulů, ze kterých se skládají přístupy lidí: u každé stojí, jestli platí pro nové uživatele, jaké zařazení předvyplňuje, kolik lidí ji drží a pod řádkem výčet modulů, které dává.
• Uživatelé portálu - kdo má účet, s jakou rolí a zařazením, a pod řádkem výčet modulů, které ten člověk vidí. Ve sloupci Přístupy podle je název šablony, na kterou je navázaný; u koho tam stojí Vlastní nastavení, tomu je správce vybral ručně.

U každé části navíc stojí, kde se ta volba v portálu nastavuje (třeba „Nastavení → Moduly, klikem na název modulu“), takže se podle revize dá hned zasáhnout.

Tři věci, které je dobré vědět předem:

• Vypnutá volba v části Firma je nejčastější odpověď na otázku, proč něco nechodí.
• Heslo k e-mailovému serveru v dokumentu není.
• Dokument popisuje stav k okamžiku sestavení a sestaví se při každém otevření záložky. Číselníky v něm nejsou jmenovitě, jen počty - jmenovitě je najdete na jejich stránkách.