Firma

Čo v sekcii nájdete

Sekcia Firma v ľavom paneli je pracovisko správcu firmy. Platí pre firmu vybranú v hlavičke; kto spravuje viac firiem, prepína medzi nimi tam. Delí sa na dva oddiely:

• Chod firmy - Nastavenie (záložky Údaje firmy, Moduly, Zdroje dát, E-maily a Revízia) a Organizácia (prevádzky a strediská).
• Ľudia - Zamestnanci (zoznam, kategórie a role zamestnancov), Používatelia, Prístupy a Šablóny prístupov.

Čo sa dá nastaviť pri jednotlivom module (napríklad ako dlho platí aktualita alebo kto smie zakladať správy), nájdete pri každom module v časti Nastavenie u dopravcu. V portáli je to pod Nastavenie → Moduly, klikom na názov modulu. Tu je popísané to, čo sa týka celej firmy a ľudí v nej.

Spojenie s EDISONom

Časť údajov si portál nevedie sám, ale číta ich z podnikového systému u vás vo firme (dnes EDISON) - plány, voľno, výplaty, platnosti dokladov a ďalšie. Číta ich cez server, na ktorom EDISON beží, a ten sa portálu preukazuje certifikátom. Je to niečo ako občiansky preukaz servera a má obmedzenú platnosť.

Keď certifikát vyprší, údaje z EDISONu sa prestanú načítavať. Nedostane sa k nim portál ani EDISONKA v telefóne a moduly, ktoré ich potrebujú, hlásia len „EDISON neodpovedá“. Nič sa nestratí, len sa to nedá načítať, kým certifikát nemá znovu platnosť.

Portál preto platnosť kontroluje každý deň sám a upozorní vopred tromi spôsobmi:

• E-mailom 14 dní pred koncom platnosti, znovu 7 dní vopred a v deň vypršania. Príde správcom firmy a zároveň na M-line. Po vypršaní už ďalšie e-maily nechodia.
• Pruhom nad záhlavím portálu - 7 dní pred koncom žltým, po vypršaní červeným. Nedá sa zavrieť, aby nezapadol. Vidí ho správca firmy, vodič ani dispečer nie.
• Na nástenke vo widgete Stav údajov z ERP. Prvý riadok Certifikát spojenia ukazuje dátum konca platnosti - žlto, keď sa blíži, červeno, keď je po ňom.

Obnovu zariaďuje váš správca IT na serveri, kde EDISON beží. V portáli sa nič neprepína ani nenahráva; hneď ako je certifikát obnovený, spojenie sa rozbehne samo a moduly začnú zase čítať údaje.

Keď EDISON neodpovedá

Prepadnutý certifikát je len jeden z dôvodov, prečo spojenie prestane fungovať. Keď server neodpovedá vôbec (výpadok, zmena na strane vašej IT), ukáže portál červený pruh nad záhlavím so správou, že EDISON vašej firmy neodpovedá a údaje z neho sa preto nenačítavajú.

Tento pruh vidí každý prihlásený, vodičov a dispečerov vrátane. Bez neho vyzerá výpadok ako porucha portálu a ľudia volajú na dispečing, hoci portál funguje a chýbajú len údaje z EDISONu. Správca firmy má v pruhu navyše adresu servera a odkedy neodpovedá, aby to mal čo odovzdať svojej IT.

Pruh zmizne sám, hneď ako server začne zase odpovedať. V portáli sa kvôli tomu nič neprepína.

Rovnaký pruh ukazuje aj EDISONKA v telefóne - pod hornou lištou na každej obrazovke. Výpadok vidí každý, certifikát len správca firmy, rovnako ako na webe.

Prístupy

Firma → Prístupy je prehľad toho, kto sa z firmy prihlasuje do portálu a do EDISONKY v telefóne, čím a s akou verziou:

• Zoznam ľudí - meno, osobné číslo, e-mail, Evidencia (zamestnanec / používateľ portálu), Zaradenie (strediská a kategórie) a stav. Obe evidencie naraz, takže sa nemusí hľadať na dvoch miestach.
• Prázdne Zaradenie u používateľa portálu nie je chyba: taký človek vidí v pridelených moduloch obsah celej firmy a dostáva aj notifikácie. Zaradenie sa vypĺňa až vtedy, keď má vidieť len časť - nastavuje sa v jeho členstve vo firme.
• Stĺpec Modulov - koľko modulov ten človek vidí. Nula je najčastejšia odpoveď na „prihlási sa, ale nič nevidí“.
• Informácie o poslednom prihlásení, zvlášť do portálu a do EDISONKY v telefóne - je vidieť, kto už pracuje s webovou tvárou.
• Platforma (iOS / Android) a Verzia EDISONKY - prvé, na čo sa pýta podpora. Zelená je verzia z obchodu, sivá staršia a oranžová tá, s ktorou portál už nepracuje; uvádza sa podľa naposledy použitého telefónu, ostatné zariadenia sú v detaile osoby.
• Notifikácie - Povolené / Bez zariadenia (bez evidovaného telefónu push nedorazí).
• Filter na tých, ktorí sa ešte neprihlásili - hneď je vidieť, komu prístup nedorazil.
• Samotný zoznam sa needituje, ponúka však akcie k heslu: Poslať odkaz na heslo (pre zamestnancov aj používateľov portálu), Zobraziť odkaz a Zrušiť heslo (len pre zamestnancov) - podrobne v časti Heslá a prihlásenie nižšie.
• Pozvánka do portálu - označte v zozname ľudí (dá sa ich vybrať viac naraz) a v lište zvoľte Poslať pozvánku. Dostanú e-mail, čo v portáli nájdu (podľa toho, čo má firma zapnuté), ako sa prihlásia a že existuje aj EDISONKA do telefónu. Posiela sa zamestnancom aj používateľom portálu a každý dostane text podľa toho, ako sa prihlasuje: zamestnanec si heslo nastaví odkazom, používateľ portálu sa hlási svojím heslom M-line. Odkaz v pozvánke nikdy nevyprší - vedie na prihlasovaciu obrazovku, kde si o heslo požiadajú sami. Skôr než pozvánku rozpošlete, pošlite si Ukážku pozvánky: prídu vám na e-mail obe varianty a uvidíte presne to, čo dostanú ostatní. Stĺpec Pozvánka ukazuje, kedy komu odišla, a filtrom Bez pozvánky si vyberiete tých, na ktorých sa ešte nedostalo.
• V detaile osoby (klik na meno, alebo Otvoriť v lište) je pri každom zariadení tlačidlo Skúsiť notifikáciu. Pošle na ten telefón skúšobnú správu a povie, ako dopadla - či bola doručená, či sa ešte čaká na potvrdenie, alebo prečo neprešla. Keď vodičom notifikácie nechodia, je to prvá vec, ktorú si overíte.

Používatelia portálu a ich moduly

Používateľov portálu (dispečera, personalistu, správcu) zakladáte pod Firma → Používatelia. Čo taký človek uvidí, určujú moduly zaškrtnuté v jeho členstve vo firme; ponúkajú sa len tie, ktoré má firma zapnuté. Koľko ich kto má, ukazuje stĺpec Modulov. Na karte členstva je aj Rola vo firme: Správca firmy spravuje jej nastavenia, zamestnancov a používateľov, Používateľ vidí len pridelené moduly. Rola platí pre každú firmu zvlášť - ten istý človek môže jednu firmu spravovať a v druhej byť bežným používateľom.

Heslo novému používateľovi nezadávate. Po uložení mu automaticky odíde e-mail s odkazom, ktorým si heslo nastaví sám. Kto už heslo do aplikácií M-line má (používa napríklad ISYCloud alebo Podporu M-line), prihlási sa tým existujúcim a e-mail mu len oznámi, že mu prístup do portálu vznikol. Formulár to hovorí rovno v modrom pruhu nad e-mailom a po zadaní adresy doplní, ktorý z tých dvoch prípadov to je.

Pozor na ľudí, ktorí svoje heslo M-line nikdy nepoužili. Bývá to celá firma prechádzajúca na portál: účty v aplikáciách M-line vznikli hromadne, takže e-mail oznámi prístup a čaká „prihláste sa existujúcim heslom“ - ale dotyční ho nepoznajú a skúšajú heslo do EDISONu, ktoré do portálu nepatrí. Označte ich v Prístupoch a použite Poslať odkaz na heslo, alebo im povedzte, aby na prihlasovacej obrazovke klikli na Zabudnuté heslo. Nové heslo potom platí do všetkých aplikácií M-line.

Kto už v portáli účet má (napríklad z inej firmy), nezakladá sa znova - prizvete ho. Účet je v portáli jeden na e-mail. Ak pri novom používateľovi zadáte e-mail, ktorý už v portáli je, formulár to spozná a uložením pridáte existujúcemu účtu členstvo vo vašej firme - vypĺňate len rolu vo firme, osobné číslo, zaradenie a moduly. Meno a heslo si účet nesie svoje a o novom prístupe mu odíde e-mail. Takto prizvaný človek patrí aj inej firme, takže mu meno ani stav nezmeníte - upravujete len jeho členstvo vo svojej firme, prípadne mu ho zase odoberiete.

Vodičom a ďalším zamestnancom používateľov nezakladajte. Do EDISONKY sa prihlasujú sami a čo vidia, nastavujete všetkým naraz v Zamestnanci → Role zamestnancov. Účet používateľa má pri prihlásení prednosť, takže by zamestnanec prišiel o svoje doterajšie heslo. Ak zadaný e-mail patrí zamestnancovi, formulár na to upozorní a pred uložením sa opýta. Používateľa zakladajte len tomu, kto potrebuje viac ako zamestnanec, napríklad dispečerovi.

Spravodaj M-line - e-mail od M-line software o novinkách v EDISONKE. Kto ho dostáva, ukazuje stĺpec Spravodaj a vyberiete si to aj filtrom. Správcom firmy sa zapne sám, ostatným ho zapnete prepínačom Spravodaj e-mailom v detaile používateľa, alebo viacerým ľuďom naraz v lište voľbou Spravodaj. Rovnako ho vypnete, napríklad vedeniu firmy, ktoré ho dostávať nemá. Každý si ho môže zmeniť aj sám v ponuke pod svojím menom.

Keď má viac ľudí vidieť to isté, neklikajte to každému zvlášť. Označte ich v zozname (dá sa ich vybrať viac naraz) a v lište zvoľte Moduly. Portál ukáže, čo vybraní ľudia teraz majú: zaškrtnutý modul majú všetci, prázdny nikto a čiarka s počtom („3 z 5“) znamená, že ho má len časť z nich.

Kliknutím na prázdny modul alebo na čiarku dáte modul všetkým, kliknutím na zaškrtnutý ho všetkým vezmete. Pri module, ktorý mala len časť ľudí, sa ďalším kliknutím vrátite k pôvodnému stavu. Modul, na ktorý nekliknete, zostane každému tak, ako ho má, a Vrátiť zmeny vráti všetky moduly do stavu pri otvorení. Ak zmena niekomu berie prístup, portál sa pred uložením spýta a vymenuje, o ktoré moduly ide.

Zmena platí len vo firme, ktorú máte vybranú v hlavičke; členstvo v iných firmách zostane, ako bolo. Kto v tej firme členstvo nemá, toho portál preskočí - členstvo mu založíte v jeho detaile, kde sa vypĺňa aj osobné číslo a zaradenie. Preskočí aj toho, komu moduly drží šablóna: jeho sadu zmeníte úpravou šablóny, alebo ho v detaile prepnete na vlastné nastavenie. Koho sa zmena netýka, napíše portál hneď po otvorení. Po uložení portál povie, koľkým ľuďom sa moduly zmenili, koľkí sadu už mali a koho preskočil.

Prepnutie firmy v hlavičke označené riadky zruší. Je to poistka: akcia sa nevykoná v inej firme, než v ktorej ste ľudí vyberali. Po prepnutí si ich vyberte znova.

Šablóny prístupov

Keď sa vo firme opakujú tie isté sady modulov (dispečer, personalista, vodič na webe), pomenujte ich pod Firma → Šablóny prístupov. Šablóna môže niesť aj strediská a kategórie - napríklad „Dispečer Čáslav“ so strediskami čáslavskej prevádzky. Šablónu potom použijete dvoma spôsobmi:

• jednorazovo - tlačidlom Použiť šablónu sa moduly len zaškrtnú, sada sa dá ďalej upraviť a neskoršia zmena šablóny už nikomu prístup nezmení,
• natrvalo - na karte členstva nastavíte šablónu ako zdroj prístupov. Moduly potom drží ona a každá jej úprava sa dotyčnému propíše.

Strediská a kategórie šablóna len predvyplní, a to v oboch prípadoch. Na karte človeka zostanú voľné a dajú sa upraviť, aj keď mu moduly drží šablóna - ľudia s tou istou šablónou často pracujú na rôznych strediskách.

Zoznam ukazuje Názov, Predvolenú, Zaradenie (strediská / kategórie), Modulov (počet), Používa (koľko členstiev šablónu drží) a Moduly (výpis), takže je vidieť, čím sa šablóny od seba líšia a koho sa ich zmena dotkne. Novú založíte tlačidlom Pridať, existujúcu otvoríte kliknutím na názov, alebo ju vyberte a zvoľte Otvoriť. V zozname sa dá vybrať viac riadkov naraz a tlačidlom Odstrániť ich zmazať jedným krokom; portál sa pred zmazaním spýta. Odstránením nikto o prístup nepríde - moduly zostanú ľuďom tak, ako ich mali, len sa od šablóny odpoja.

V šablóne vyplníte:

• Názov - ako tej sade vo firme hovoríte (Dispečer, Vodič, Personalista). V jednej firme sa nesmie opakovať.
• Predvolená pre nových používateľov - túto šablónu dostane každá novo pridaná karta tejto firmy a rovno ju drží ako zdroj prístupov. Predvolená môže byť len jedna; zapnutím sa ostatným vypne. V zozname ju poznáte podľa odznaku Pre nových používateľov.
• Strediská a Kategórie - zaradenie, ktoré šablóna pri výbere vyplní. Ak necháte pole prázdne, šablóna ho neurčuje a človeku zostane jeho vlastné.
• Moduly - zaškrtávacia mriežka. Ponúka len moduly, ktoré má firma zapnuté; pri moduloch so správcovskou tvárou je pod modulom ešte políčko správa.

Zdroj prístupov je voľba na karte firmy v detaile používateľa, nad strediskami a kategóriami. Ak necháte Vlastné nastavenie, moduly zaškrtávate sami a vedľa stojí tlačidlo Použiť šablónu, ktoré ich jednorazovo vyplní. Ak vyberiete šablónu, mriežka modulov sa zamkne a ukazuje, čo má šablóna teraz; upraviť ju možno na stránke šablón, alebo sa vráťte k vlastnému nastaveniu - moduly vám pri tom zostanú a ďalej si ich upravíte. Ak šablóna určuje strediská alebo kategórie, výber šablóny ich do karty vyplní; pred uložením ich môžete zmeniť.

Ak meníte sadu šablóny, ktorú niekto drží, portál sa spýta a rovno povie, koľkým ľuďom sa zmena propíše a čo im pribudne a ubudne.

Ak meníte strediská alebo kategórie šablóny, ktorú niekto drží, portál sa spýta, či ich propísať aj naviazaným ľuďom, a povie, koľkým z nich by sa zaradenie zmenilo. Áno im zaradenie prepíše, Nie uloží len šablónu a ľuďom nechá ich vlastné. Propíše sa len to, čo šablóna určuje: šablóna bez kategórií ľuďom kategórie nezmení.

Použiť šablónu nájdete aj v hromadnej akcii Moduly. Z ponuky vyberiete šablónu a portál podľa nej nastaví všetky moduly: jej moduly dostanú všetci vybraní, ostatné nikto. Zaradenie hromadná akcia nemení. Predvolená šablóna má v oboch ponukách za názvom · predvolená, takže aj pri používateľovi poznáte, ktorá sada patrí novým ľuďom. Ak firma nemá žiadnu šablónu, namiesto výberu stojí veta, kde sa šablóny zakladajú.

Šablóna sa pri použití prečistí licenciou firmy. Ak nesie modul, ktorý firma medzitým vypla, portál ho nezaškrtne a povie, koľko modulov takto vypadlo.

Šablóny patria firme vybranej v hlavičke - v inej firme sa ponúkajú jej vlastné. Prepnutie firmy označené riadky zruší, takže po prepnutí vyberte šablónu znova.

Heslá a prihlásenie

Stĺpec Heslo v Prístupoch ukazuje, kto si už heslo do portálu nastavil a kto ešte nie - je to pracovný zoznam, nie štatistika. Zamestnanec si o heslo povie sám odkazom na prihlasovacej obrazovke; príde mu e-mailom.

Používateľ portálu má heslo M-line - jedno pre všetky aplikácie M-line - a mení si ho odkazom, ktorý mu pošle prihlasovacia obrazovka. Poslať odkaz na heslo funguje aj na neho: portál žiadosť predá a odkaz mu pošle centrálny register M-line. Ten odkaz platí dva dni, takže sa dá rozposlať aj väčšiemu počtu ľudí naraz.

Zamestnanec, ktorý heslo ešte nemá, to spozná sám: po zadaní e-mailu mu prihlasovacia obrazovka namiesto poľa na heslo ponúkne vysvetlenie a tlačidlo. Platí to aj pre nových zamestnancov - nič sa kvôli nim nezapína ani nevypína.

Keď niekto povie „nedošel mi e-mail“, označte ho a použite Poslať odkaz na heslo. Portál potvrdí, na ktorú adresu odkaz odišiel - prečítajte si ju. Adresa sa berie z personalistiky v EDISONe, takže býva preklepnutá, a to je najčastejší dôvod, prečo správa nedorazí. Keď adresa nesedí, opravte ju v EDISONe; v portáli sa prepísať nedá.

Keď je adresa správna a správa aj tak nechodí, použite Zobraziť odkaz. Portál ho ukáže a vy ho môžete odovzdať inak - nadiktovať do telefónu alebo poslať vlastnou cestou. Platí deň a dá sa použiť raz; skôr poslaný odkaz tým prestane platiť. Odovzdajte ho len tomu človeku: kto odkaz má, nastaví ním jeho heslo.

Heslo sa dá zrušiť - označte človeka a použite Zrušiť heslo. Účet sa vráti do stavu „bez hesla“ a dotyčný si nastaví nové odkazom. Platí to na zamestnancov, ktorí heslo majú; používateľ portálu si heslo mení sám odkazom z prihlasovacej obrazovky, jemu sa takto zrušiť nedá. Nikomu to prístup nedáva, len berie.

Aby sa ľudia do portálu dostali, musia platiť tri veci:

• každý má vyplnený prihlasovací e-mail - bez neho sa neprihlási nikto,
• každý má vlastný e-mail - e-mail zapísaný pri dvoch osobných číslach nepustí dnu nikoho z nich (pozri nižšie),
• e-maily z portálu odchádzajú. Overiť to ide na jednom človeku: nechajte si poslať odkaz a presvedčte sa, že dorazil. Je to jediná cesta k heslu, takže keby nefungovala, nikto sa to nedozvie, kým vám dotyčný nezavolá.

Jeden e-mail pri viacerých osobných číslach

Zamestnanec, ktorého prihlasovací e-mail má v EDISONe zapísaný aj iný živý zamestnanec, sa do portálu ani do EDISONKY neprihlási. Portál podľa e-mailu spozná osobné číslo a podľa neho ukazuje plán, voľno, tržby aj výplatu. Pri e-maile zapísanom pri dvoch osobných číslach by prihlásený mohol vidieť údaje iného človeka.

Platí to aj pre jedného človeka vedeného pod dvoma osobnými číslami. Po zadaní správneho hesla dostane hlášku, že jeho e-mail je v evidencii zamestnávateľa uvedený pri viacerých osobných číslach. Kto je už prihlásený, bude odhlásený.

V zozname Zamestnanci aj v Prístupoch majú títo zamestnanci v stĺpci Stav oranžový štítok Zdieľaný e-mail. V Prístupoch ich nájdete filtrom Stav → Zdieľaný e-mail; pozvánka do portálu sa im neposiela. Nad zoznamom Zamestnanci je navyše upozornenie, koľko ich firma má. Oprava:

1. Zistite, z ktorého poľa personalistiky portál prihlasovací e-mail berie: Zamestnanci → Nastavenie zdroja, pole Prihlasovací e-mail (súkromný, alebo služobný e-mail). Úprava iného poľa v EDISONe na prihlásení nič nezmení.
2. V tomto poli v EDISONe nechajte e-mail len pri osobnom čísle, pod ktorým sa má človek prihlasovať. Pri ostatných ho zmažte, alebo vyplňte ich vlastnú adresu.
3. V zozname Zamestnanci kliknite na Synchronizovať. Inak sa oprava prejaví pri ďalšej automatickej aktualizácii.

Heslo, ktoré si zamestnanec nastavil, zostáva platné - po oprave sa prihlási ako predtým.

Údaje firmy

Nastavenie → Údaje firmy má dve karty:

• Firma v aplikácii - Názov v aplikácii je skrátený názov, ktorý ľudia vidia v prepínači firiem a v EDISONKE; upraviť ho môžete tu. IdFa je označenie firmy v EDISONe, je len na kontrolu a mení ho M-line.
• Úradné údaje - obchodné meno, IČO, DIČ, sídlo a ID dátovej schránky. Tlačia sa do hlavičky protokolu kontroly spoja. Tlačidlo Načítať z ARES doplní podľa IČO názov, DIČ a sídlo; údaje skontrolujte a uložte. ID dátovej schránky ARES neuvádza, nájdete ho v dátovej schránke firmy.

Revízia nastavenia firmy

Nastavenie → Revízia je jedna stránka so všetkým, čo má firma nastavené, a tlačidlo Tlač / Uložiť PDF, ktorým z nej vznikne dokument. Hodí sa, keď nastavenie prechádzate s kolegami alebo s podporou, potrebujete doložiť, ako firma beží, alebo hľadáte, prečo niečo nechodí. Dokument má na titulnej strane obsah a každá jeho časť začína na novej stránke.

Častí je deväť:

• Firma - názov firmy a základné voľby jej správania (viditeľnosť zamestnancom, e-maily, notifikácie, čítanie dát z podnikového systému a zápis do neho).
• Údaje firmy - úradný názov, IČO, DIČ, sídlo a ID dátovej schránky.
• Moduly a ich nastavenie - každý zapnutý modul má vlastný odstavec a v ňom svoje voľby s hodnotami aj s vysvetlením, čo ktorá znamená.
• Zdroje dát - odkiaľ sa berú, ako často sa aktualizujú, kedy naposledy prišli a koľko ich je.
• E-maily - server, ktorým firma odosiela.
• Členenie firmy - počty prevádzok, stredísk, kategórií a zamestnancov.
• Role zamestnancov - čo vidí zamestnanec v telefóne.
• Šablóny prístupov - pomenované sady modulov, z ktorých sa skladajú prístupy ľudí: pri každej stojí, či platí pre nových používateľov, aké zaradenie predvypĺňa, koľko ľudí ju drží a pod riadkom výpis modulov, ktoré dáva.
• Používatelia portálu - kto má účet, s akou rolou a zaradením, a pod riadkom výpis modulov, ktoré ten človek vidí. V stĺpci Prístupy podľa je názov šablóny, na ktorú je naviazaný; u koho tam stojí Vlastné nastavenie, tomu ich správca vybral ručne.

Pri každej časti navyše stojí, kde sa tá voľba v portáli nastavuje (napríklad „Nastavenie → Moduly, klikom na názov modulu“), takže sa podľa revízie dá hneď zasiahnuť.

Tri veci, ktoré je dobré vedieť dopredu:

• Vypnutá voľba v časti Firma je najčastejšia odpoveď na otázku, prečo niečo nechodí.
• Heslo k e-mailovému serveru v dokumente nie je.
• Dokument popisuje stav k okamihu zostavenia a zostaví sa pri každom otvorení záložky. Číselníky v ňom nie sú menovite, len počty - menovite ich nájdete na ich stránkach.