Čo modul dokáže
- Zoznam dokumentov; počet neprečítaných / nepotvrdených signalizuje odznak na dlaždici.
- Filter podľa typu, podľa stavu oboznámenia a vyhľadávanie.
- Typ nesie farbu, ktorú mu zvolil správca obsahu - na karte, v zozname aj v detaile, takže druh dokumentu poznáte okom. Typ bez nastavenej farby zostáva modrý.
- Verzovanie dokumentov - história verzií. Na čítanie dostanete vždy len vydanú, práve platnú verziu; staršie verzie si otvoríte v detaile.
- Potvrdenie platí vždy len pre jednu verziu. Vydaním novej verzie začne nové kolo oboznámenia pre všetkých adresátov - potvrdenie predchádzajúcej verzie už neplatí a s novým znením sa musíte oboznámiť znova.
- Komu je dokument určený, riadi cielenie na prevádzky, strediská, kategórie alebo menovite na zamestnancov; prázdne cielenie znamená všetkých. Cielenie je spoločné pre všetky verzie dokumentu.
- Prílohy - obrázky a PDF sa otvoria v náhľade, ostatné súbory sa stiahnu.
- Potvrdenie o prečítaní vrátane možnosti vlastného textu potvrdzovacieho tlačidla. Čo čaká na potvrdenie, je fialovo, potvrdené zeleno. Ak má dokument nastavenú lehotu, pri nepotvrdenom vidíte „Potvrdiť do dd.mm.rrrr“; po uplynutí termínu svieti červeno „Po termíne“ s dátumom a príde upomienka.
Pre správcu obsahu
Dokumenty nemožno spravovať v EDISONKE - správa prebieha na webe:
- Zakladanie dokumentu a jeho nových verzií, úprava, kopírovanie a mazanie. Zmazať verziu odstráni jedno znenie vrátane jeho príloh a protokolu oboznámenia; pri jedinej verzii zanikne celý dokument.
- Text verzie sa píše vo WYSIWYG editore vrátane obrázkov vložených priamo do textu; ku každej verzii možno nahrať prílohy.
- Platnosť od – do a prepínač Vydaná verzia sú na karte verzie. Vypnuté = koncept, čitatelia verziu nevidia a ďalej platí predchádzajúce vydanie.
- Cielenie má štyri úrovne: Prevádzky, Strediská, Kategórie a menovite Zamestnanci. Na každú úroveň vyberiete najviac 10 hodnôt; prázdna úroveň znamená všetkých. Kto dokument dostane, ukáže záložka Príjemcovia.
- Zapnutie potvrdenia o prečítaní a vlastný Text potvrdzovacieho tlačidla.
- Lehota oboznámenia - pri verzii s potvrdením sa zadá lehota v dňoch (predvoľbu má nastavenú dopravca), voliteľne opakovanie upomienky a E-mail pre report. Ten autora nahrádza - prázdne pole znamená, že report dostane autor verzie. Lehota nesmie presiahnuť platnosť verzie.
- Kontrola oboznámenia - po uplynutí lehoty systém sám pošle upomienku tým, ktorí nepotvrdili, a report e-mailom. Všetko je pod tlačidlom Oboznámenie (N), kde N je počet nevybavených kontrol: prehľad oboznámenia a položka Kontroly oboznámenia s protokolom prebehnutých kontrol, menným zoznamom neoboznámených, opakovanou upomienkou, vybavením a exportom do CSV. Pri každom adresátovi je vidieť, či je upomienka Doručená, Nedoručená, alebo Bez kontaktu - to znamená, že dotyčný nemá e-mail ani zariadenie s EDISONKOU.
- Upomenúť - ručné odoslanie upomienky len tým, ktorí zatiaľ nepotvrdili.
- Zaslanie notifikácie do EDISONKY. Potvrdzovacie okno najprv napíše, koľko ľudí cielenie trafí a koľko z nich má v evidencii telefón s EDISONKOU, a upozorní, keď vás samotné cielenie netrafí. Notifikáciu nemožno poslať k dokumentu, ktorý adresáti neuvidia - bez vydanej verzie, s vypnutou verziou alebo mimo jej platnosti.
- Prehľad, kto si dokument zobrazil a potvrdil, sa vedie za každú verziu zvlášť - Export Excel, Export CSV a Tlač protokolu. PDF vznikne až tlačovým dialógom prehliadača, samo sa negeneruje.
- Vymazanie histórie zobrazení a potvrdení pri danej verzii.
- Presunúť do aktualít (v ponuke Ďalšie) - prenesie sa vydaná verzia vrátane príloh, staršie verzie aj celý protokol oboznámenia zaniknú. Akcia je nevratná.
- Správa typov dokumentov vrátane farby, ktorou sa typ pozná v zoznamoch.
- V správcovskej tabuľke vidí správca všetky dokumenty. Čitateľský zoznam Moje dokumenty ukazuje aj správcovi len dokumenty cielené na neho.
Rozdiely medzi telefónom a webom
- Dokumenty sa spravujú len na webe; v EDISONKE sa čítajú a potvrdzujú.
- Hľadanie na webe prechádza aj text vydanej verzie; EDISONKA ponúka len filter podľa názvu a typu.
- Web ponúka pri zozname voľby stavu Nezobrazené / Nepotvrdené / Nevybavené; EDISONKA má jediný prepínač nevybavené.
- Po termíne píše EDISONKA dátum v zátvorke - „Po termíne (dd.mm.rrrr)“; web ho píše bez zátvoriek.
- Prílohu možno zdieľať len v EDISONKE; web prílohu otvorí v náhľade, alebo ju stiahne.
Nastavenie u dopravcu
Predvoľby, ktoré firma nastaví raz pre celý modul. Pri konkrétnej verzii ich správca môže prepísať.
- Predvolená lehota oboznámenia (dní) - predvyplní sa pri novom dokumente. Prázdne = nepredvypĺňať, 0 = nekontrolovať.
- Predvolené opakovanie upomienky (dní) - predvyplní sa pri novom dokumente. Prázdne = nepredvypĺňať, 0 = jednorazovo.
- Kópia reportu na e-maily - e-maily oddelené čiarkou; dostanú kópiu každého reportu kontroly oboznámenia.
- Poslať report aj pri 100 % - vypnuté = report chodí, len keď sa niekto neoboznámil.