Co modul umí
- Seznam dokumentů; počet nepřečtených / nepotvrzených signalizuje odznak na dlaždici.
- Filtr podle typu, podle stavu seznámení a vyhledávání.
- Typ nese barvu, kterou mu zvolil správce obsahu - na kartě, v seznamu i v detailu, takže druh dokumentu poznáte okem. Typ bez nastavené barvy zůstává modrý.
- Verzování dokumentů - historie verzí. Ke čtení dostanete vždy jen vydanou, právě platnou verzi; starší verze si otevřete v detailu.
- Potvrzení platí vždy jen pro jednu verzi. Vydáním nové verze začne nové kolo seznámení pro všechny adresáty - potvrzení předchozí verze už neplatí a s novým zněním se musíte seznámit znovu.
- Komu je dokument určený, řídí cílení na provozovny, střediska, kategorie nebo jmenovitě na zaměstnance; prázdné cílení znamená všechny. Cílení je společné pro všechny verze dokumentu.
- Přílohy - obrázky a PDF se otevřou v náhledu, ostatní soubory se stáhnou.
- Potvrzení o přečtení včetně možnosti vlastního textu potvrzovacího tlačítka. Co čeká na potvrzení, je fialově, potvrzené zeleně. Má-li dokument nastavenou lhůtu, je u nepotvrzeného vidět „Potvrdit do dd.mm.rrrr“; po uplynutí termínu svítí červeně „Po termínu“ s datem a přijde upomínka.
Pro správce obsahu
Dokumenty nelze spravovat v EDISONCE - správa probíhá na webu:
- Zakládání dokumentu a jeho nových verzí, editace, kopírování a mazání. Smazat verzi odstraní jedno znění včetně jeho příloh a protokolu seznámení; u jediné verze zanikne celý dokument.
- Text verze se píše ve WYSIWYG editoru včetně obrázků vložených přímo do textu; ke každé verzi lze nahrát přílohy.
- Platnost od – do a přepínač Vydaná verze jsou na kartě verze. Vypnuto = koncept, čtenáři verzi nevidí a dál platí předchozí vydání.
- Cílení má čtyři úrovně: Provozovny, Střediska, Kategorie a jmenovitě Zaměstnanci. Na každou úroveň vyberete nejvýš 10 hodnot; prázdná úroveň znamená všechny. Kdo dokument dostane, ukáže záložka Příjemci - jmenný seznam se sloupcem, jestli k dotyčnému notifikace dojde. Počítá se z cílení, které máte právě nastavené, takže si výběr zkontrolujete ještě před uložením.
- Zapnutí potvrzení o přečtení a vlastní Text potvrzovacího tlačítka.
- Lhůta seznámení - u verze s potvrzením se zadá lhůta ve dnech (předvolbu má nastavenou dopravce), volitelně opakování upomínky a E-mail pro report. Ten autora nahrazuje - prázdné pole znamená, že report dostane autor verze. Lhůta nesmí přesáhnout platnost verze.
- Kontrola seznámení - po uplynutí lhůty systém sám pošle upomínku těm, kdo nepotvrdili, a report e-mailem. Všechno je pod tlačítkem Seznámení (N), kde N je počet nevyřízených kontrol: přehled seznámení a položka Kontroly seznámení s protokolem proběhlých kontrol, jmenným seznamem neseznámených, opakovanou upomínkou, vyřízením a exportem do CSV. U každého adresáta je vidět, jestli je upomínka Doručena, Nedoručena, nebo Bez kontaktu - to znamená, že dotyčný nemá e-mail ani zařízení s EDISONKOU.
- Upomenout - ruční odeslání upomínky jen těm, kdo dosud nepotvrdili.
- Zaslání notifikace do EDISONKY. Potvrzovací okno napřed napíše, kolik lidí cílení trefí a kolik z nich má v evidenci telefon s EDISONKOU, a upozorní, když vás samotné cílení netrefí. Notifikaci nelze poslat k dokumentu, který příjemci neuvidí - bez vydané verze, s vypnutou verzí nebo mimo její platnost.
- Přehled, kdo si dokument zobrazil a potvrdil, se vede za každou verzi zvlášť - Export Excel, Export CSV a Tisk protokolu. PDF vznikne až tiskovým dialogem prohlížeče, samo se negeneruje.
- Vymazání historie zobrazení a potvrzení u dané verze.
- Přesunout do aktualit (v nabídce Další) - přenese se vydaná verze včetně příloh, starší verze i celý protokol seznámení zaniknou. Akce je nevratná.
- Správa typů dokumentů včetně barvy, kterou se typ pozná v seznamech.
- Ve správcovské tabulce vidí správce všechny dokumenty. Čtenářský seznam Moje dokumenty ukazuje i správci jen dokumenty cílené na něj.
Rozdíly mezi telefonem a webem
- Dokumenty se spravují jen na webu; v EDISONCE se čtou a potvrzují.
- Hledání na webu prochází i text vydané verze; EDISONKA nabízí jen filtr podle názvu a typu.
- Web nabízí u seznamu volby stavu Nezobrazené / Nepotvrzené / Nevyřízené; EDISONKA má jediný přepínač nevyřízené.
- Po termínu píše EDISONKA datum v závorce - „Po termínu (dd.mm.rrrr)“; web ho píše bez závorek.
- Přílohu lze sdílet jen v EDISONCE; web přílohu otevře v náhledu, nebo ji stáhne.
Nastavení u dopravce
Předvolby, které firma nastaví jednou pro celý modul. U konkrétní verze je správce může přepsat.
- Výchozí lhůta seznámení (dnů) - předvyplní se u nového dokumentu. Prázdné = nepředvyplňovat, 0 = nekontrolovat.
- Výchozí opakování upomínky (dnů) - předvyplní se u nového dokumentu. Prázdné = nepředvyplňovat, 0 = jednorázově.
- Kopie reportu na e-maily - e-maily oddělené čárkou; dostanou kopii každého reportu kontroly seznámení.
- Poslat report i při 100 % - vypnuto = report chodí, jen když se někdo neseznámil.