Co modul umí
- Seznam lidí - jméno, osobní číslo, e-mail, Evidence (zaměstnanec / uživatel portálu), Zařazení (střediska a kategorie) a stav. Obě evidence naráz, takže se nemusí hledat na dvou místech.
- Prázdné Zařazení u uživatele portálu není chyba: takový člověk vidí v přidělených modulech obsah celé firmy a dostává i notifikace. Zařazení se vyplňuje, teprve když má vidět jen část - nastavuje se v jeho členství ve firmě.
- Sloupec Modulů - kolik modulů ten člověk vidí. Nula je nejčastější odpověď na „přihlásí se, ale nic nevidí“.
- Informace o posledním přihlášení, zvlášť do portálu a do EDISONKY v telefonu - je vidět, kdo už pracuje s webovou tváří.
- Zařízení s platformou (iOS / Android) a verzí aplikace - první, na co se ptá podpora.
- Notifikace - Povoleno / Bez zařízení (bez evidovaného telefonu push nedorazí).
- Filtr na ty, kdo se ještě nepřihlásili - hned je vidět, komu přístup nedorazil.
- Seznam sám se needituje, ale nabízí akce k heslu: Poslat odkaz na heslo, Zobrazit odkaz a Zrušit heslo - všechny má správce firmy. Navíc je tu Přihlásit se jako (podíváte se do portálu očima toho člověka a uvidíte, co mu nejde), kterou má jen administrátor M-line; poznáte ji podle oranžové ikony. Přehled najdete pod Firma → Přístupy.
- Pozvánka do portálu - označte v seznamu lidi (dá se jich vybrat víc naráz) a v liště zvolte Poslat pozvánku. Dostanou e-mail, co v portálu najdou (podle toho, co má firma zapnuté), jak se přihlásí a že existuje i EDISONKA do telefonu. Odkaz v pozvánce nikdy nevyprší - vede na přihlašovací obrazovku, kde si o heslo řeknou sami. Než pozvánku rozešlete, pošlete si Ukázku pozvánky: přijde vám na váš e-mail a uvidíte přesně to, co dostanou ostatní. Sloupec Pozvánka ukazuje, kdy komu odešla, a filtrem Bez pozvánky si vyberete ty, na které se ještě nedostalo.
- V detailu osoby (klik na jméno, nebo Otevřít v liště) je u každého zařízení tlačítko Zkusit notifikaci. Pošle na ten telefon zkušební zprávu a řekne, jak dopadla - jestli byla doručena, jestli se ještě čeká na potvrzení, nebo proč neprošla. Tohle má i správce firmy: když řidičům notifikace nechodí, je to první věc, kterou si ověříte.
Moduly uživatelů portálu
Uživatele portálu (dispečera, personalistu, správce) zakládáte pod Firma → Uživatelé. Co takový člověk uvidí, určují moduly zaškrtnuté v jeho členství ve firmě; nabízejí se jen ty, které má firma zapnuté. Kolik jich kdo má, ukazuje sloupec Modulů.
Heslo novému uživateli nezadáváte. Po uložení mu automaticky odejde e-mail s odkazem, kterým si heslo nastaví sám. Kdo už heslo do aplikací M-line má (používá třeba ISYCloud nebo Podporu M-line), přihlásí se tím stávajícím a e-mail mu jen oznámí, že mu přístup do portálu vznikl. Formulář to říká rovnou v modrém pruhu nad e-mailem a po zadání adresy doplní, který z těch dvou případů to je.
Kdo už v portálu účet má (třeba z jiné firmy), nezakládá se znovu - přizvete ho. Účet je v portálu jeden na e-mail. Zadáte-li u nového uživatele e-mail, který už v portálu je, formulář to pozná a uložením přidáte stávajícímu účtu členství ve vaší firmě - vyplňujete jen osobní číslo, zařazení a moduly. Jméno, roli a heslo si účet nese svoje a o novém přístupu mu odejde e-mail. Takto přizvaný člověk patří i jiné firmě, takže mu jméno, roli ani stav nezměníte (to dělá M-line) - upravujete jen jeho členství ve své firmě, případně mu ho zase odeberete.
Když má víc lidí vidět totéž, neklikejte to u každého zvlášť. Označte je v seznamu (dá se jich vybrat víc naráz) a v liště zvolte Moduly. Vyberete moduly a k nim, co se s nimi má stát:
- Přidat - vybrané moduly přidá k tomu, co lidé už mají. Nic neodebere.
- Odebrat - vybrané moduly odebere, ostatní nechá být.
- Nastavit přesně - vybraná sada bude přesně tím, co lidé mají. Co v ní není, přijde o přístup.
U posledních dvou se portál ještě zeptá, protože obojí umí přístup vzít. V režimu Nastavit přesně se dá uložit i prázdný výběr. Vybraným lidem tím odeberete všechny moduly, takže se portál ptá zvlášť důrazně.
Změna platí jen ve firmě, kterou máte vybranou v hlavičce; členství v jiných firmách zůstane, jak bylo. Kdo v té firmě členství nemá, toho portál přeskočí - členství mu založíte v jeho detailu, kde se vyplňuje i osobní číslo a zařazení. Po uložení portál řekne, kolika lidem se moduly změnily, kolik jich sadu už mělo a koho přeskočil.
Přepnutí firmy v hlavičce označené řádky zruší. Je to pojistka: akce se neprovede v jiné firmě, než ve které jste lidi vybírali. Po přepnutí si je vyberte znovu.
Šablony přístupů
Když se ve firmě opakují stejné sady modulů (dispečer, personalista, řidič na webu), pojmenujte je pod Firma → Šablony přístupů. Šablona je předloha, ne trvalé pravidlo: použitím se moduly jen zaškrtnou, sada se dál dá upravit a pozdější změna šablony už nikomu přístup nezmění ani nevezme.
Seznam ukazuje Název, Výchozí, Modulů (počet) a Moduly (výčet), takže je vidět, čím se šablony od sebe liší. Novou založíte tlačítkem Přidat, existující otevřete kliknutím na název, nebo ji vyberte a zvolte Otevřít. V seznamu se dá vybrat víc řádků naráz a tlačítkem Odstranit je smazat jedním krokem; portál se před smazáním zeptá. Odstraněním nikdo o přístup nepřijde - přidělené moduly jsou v členstvích lidí, šablona je jen předloha.
V šabloně vyplníte:
- Název - jak té sadě ve firmě říkáte (Dispečer, Řidič, Personalista). V jedné firmě se nesmí opakovat.
- Výchozí pro nové uživatele - touto šablonou se předvyplní moduly, jakmile někomu přidáte kartu téhle firmy. Výchozí může být jen jedna; zapnutím se ostatním vypne. V seznamu ji poznáte podle odznaku Pro nové uživatele.
- Moduly - zaškrtávací mřížka. Nabízí jen moduly, které má firma zapnuté; u modulů se správcovskou tváří je pod modulem ještě zaškrtávátko správa.
Použít šablonu je tlačítko u mřížky modulů na dvou místech: na kartě firmy v detailu uživatele a v hromadné akci Moduly. Z nabídky vyberete šablonu a portál zaškrtne její moduly; v hromadné akci se s nimi pak stane to, co určuje zvolený režim (Přidat, Odebrat, Nastavit přesně). Výchozí šablona má v nabídce za názvem · výchozí, takže i na kartě uživatele poznáte, která sada patří novým lidem. Nemá-li firma žádnou šablonu, stojí místo tlačítka věta, kde se šablony zakládají.
Šablona se při použití pročistí licencí firmy. Nese-li modul, který firma mezitím vypnula, portál ho nezaškrtne a řekne, kolik modulů takhle vypadlo.
Šablony patří firmě vybrané v hlavičce - v jiné firmě se nabízejí její vlastní. Přepnutí firmy označené řádky zruší, takže po přepnutí vyberte šablonu znovu.
Hesla zaměstnanců
Sloupec Heslo ukazuje, kdo si už heslo do portálu nastavil a kdo ještě ne - je to pracovní seznam, ne statistika. Zaměstnanec si o heslo řekne sám odkazem na přihlašovací obrazovce; přijde mu e-mailem.
Zaměstnanec, který heslo ještě nemá, ho pozná sám: po zadání e-mailu mu přihlašovací obrazovka místo pole na heslo nabídne vysvětlení a tlačítko. Platí to i pro nové zaměstnance - nic se kvůli nim nezapíná ani nevypíná.
Když někdo řekne „nedošel mi e-mail“, označte ho a použijte Poslat odkaz na heslo. Portál potvrdí, na kterou adresu odkaz odešel - přečtěte si ji. Adresa se bere z personalistiky v EDISONu, takže bývá překlepnutá, a to je nejčastější důvod, proč zpráva nedorazí. Když adresa nesedí, opravte ji v EDISONu; v portálu se přepsat nedá.
Když je adresa správně a zpráva přesto nechodí, použijte Zobrazit odkaz. Portál ho ukáže a vy ho můžete předat jinak - nadiktovat do telefonu nebo poslat vlastní cestou. Platí den a jde použít jednou; dřív poslaný odkaz tím přestane platit. Předejte ho jen tomu člověku: kdo odkaz má, nastaví tím jeho heslo.
Heslo jde zrušit - označte člověka a použijte Zrušit heslo. Účet se vrátí do stavu „bez hesla“ a dotyčný si nastaví nové odkazem. Platí to na zaměstnance, kteří heslo mají; uživateli portálu spravuje heslo centrální registr M-line, takže jemu se takhle zrušit nedá. Nikomu to přístup nedává, jen bere.
Aby se lidé do portálu dostali, musí platit dvě věci:
- každý má vyplněný přihlašovací e-mail - bez něj se nepřihlásí nikdo,
- e-maily z portálu odcházejí. Ověřit to jde na jednom člověku: nechte si poslat odkaz a přesvědčte se, že dorazil. Je to jediná cesta k heslu, takže kdyby nefungovala, nikdo se to nedozví, dokud vám dotyčný nezavolá.
Revize nastavení firmy
Nastavení → Revize je jedna stránka se vším, co má firma nastavené, a tlačítko Tisk / Uložit PDF, kterým z ní vznikne dokument. Hodí se, když nastavení procházíte s dopravcem, potřebujete doložit, jak firma běží, nebo hledáte, proč něco nechodí. Dokument má na titulní straně obsah a každá jeho část začíná na nové stránce.
Částí je sedm:
- Firma - název, IdFa, prostředí a pět voleb chování, které nastavuje M-line (viditelnost zaměstnancům, e-maily, notifikace, čtení dat z podnikového systému a zápis do něj).
- Moduly a jejich nastavení - každý zapnutý modul má vlastní odstavec a v něm své volby s hodnotami i s vysvětlením, co která znamená.
- Zdroje dat - odkud se berou, jak často se aktualizují, kdy naposledy přišla a kolik jich je.
- E-maily - server, kterým firma odesílá.
- Členění firmy - počty provozoven, středisek, kategorií a zaměstnanců.
- Role zaměstnanců - co vidí zaměstnanec v telefonu.
- Uživatelé portálu - kdo má účet, s jakou rolí a zařazením, a pod řádkem výčet modulů, které ten člověk vidí.
U každé části navíc stojí, kde se ta volba v portálu nastavuje (třeba „Nastavení → Moduly, klikem na název modulu“), takže se podle revize dá hned zasáhnout.
Tři věci, které je dobré vědět předem:
- Vypnutá volba v části Firma je nejčastější odpověď na otázku, proč něco nechodí - podle ní se pozná, že firma neběží naplno.
- Heslo k e-mailovému serveru v dokumentu není a ve výpisu lidí nejsou pracovníci M-line.
- Dokument popisuje stav k okamžiku sestavení a sestaví se při každém otevření záložky. Číselníky v něm nejsou jmenovitě, jen počty - jmenovitě je najdete na jejich stránkách.